Sourcing fournisseur chinois

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Étape 4 Obtenir des échantillons

Avant de vous engager dans une relation avec un fournisseur, vous devez savoir ce qu'il est capable de vous fournir.

La seule façon d'évaluer la qualité de leurs produits est d'examiner un de leurs échantillons.

Maintenant, cela semble assez facile, mais nous avons vu beaucoup de gens faire une erreur très coûteuse lors de l'obtention de leurs premiers échantillons. Au lieu de commander des échantillons simples, ils commandent des échantillons personnalisés.

Si vous vous contentez toujours d'un fournisseur, vous n'avez PAS besoin d'un échantillon personnalisé. C'est cher, prend beaucoup de temps à organiser et est complètement inutile.

Pour trouver un bon fournisseur, vous devrez considérer entre 20 et 50 échantillons.

Astuce: travaillez avec un agent d'approvisionnement (comme DocShipper Sourcing) pour réduire le coût lié au contrôle des échantillons. Ils peuvent souvent obtenir des échantillons gratuitement et peuvent regrouper tous vos échantillons dans un seul colis, ce qui réduit considérablement vos frais d'expédition.

Étape 5 Choisissez le bon fournisseur

Une fois que vous avez reçu vos échantillons, passez-les en revue et établissez une liste finale de deux à trois fournisseurs.

Vous devez présélectionner vos fournisseurs en fonction de la qualité de leurs échantillons et du prix indiqué pour des échantillons personnalisés (si besoin est).

Il est préférable d'avoir une liste finale de fournisseurs qu'un seul fournisseur final. Cela vous permet de vous assurer d'en avoir un de secours en cas de problème. Il vous donnera surtout l'opportunité d'évaluer la qualité de plus d'un échantillon personnalisé.

Étape 6 : Obtenez des échantillons personnalisés

Maintenant que vous avez short-listé des fournisseurs, il est temps de commander des échantillons personnalisés.

Votre échantillon personnalisé doit refléter les spécifications de votre produit final, incluant toute personnalisation, impressions de logo, emballages de fantaisie ou autres critères de produit.

Après avoir examiné les échantillons personnalisés, choisissez le fournisseur qui vous convient le mieux en termes de qualité et de coût.

Astuce : N'oubliez pas qu'il est toujours recommandé d'avoir un fournisseur de sauvegarde, au cas où vous en auriez besoin. C’est ce que l’on appelle une double source.

Votre passerelle pour trouver des produits auprès de fournisseurs chinois

Si vous suivez attentivement ces étapes, vous importerez avec succès vos produits de Chine, vous aidant par exemple à démarrer votre entreprise Amazon FBA pour de vrai.
Une fois que vous avez maîtrisé ces sept premières étapes, vous pouvez commencer à être plus ambitieux avec votre entreprise de marque privée.

Comment valoriser les gains achats ? 

En entreprise, on peut difficilement dissocier le mot "achats" avec celui "d’économies" . L’acheteur, de par sa fonction, doit dépenser de l’argent pour son entreprise … mais de manière intelligente, car comme le disent certains acheteurs "la meilleure dépense est celle qu’on ne fait pas".

Qu'est ce qu'un gain achats ?

Le gain sur achats n’est pas facile à définir, mais il est essentiel de le valoriser car il permet de mettre en avant une partie du travail réalisé par l’acheteur (les autres parties étant entre autre la gestion des risques, la pérennité de la relation client fournisseur…).

Si vous entendez vos collègues vous parler de gains en achats, demandez-leur si c’est une économie ou une non-dépense. La frontière entre les deux est souvent proche, sauront-ils faire la différence ? Vous serez peut être surpris.

Commençons par le plus simple, l’économie.

Comment calculer une économie ? 

Economiser c’est dépenser moins que ce que l’on payait habituellement pour un produit ou un service donné. L’économie se base donc sur du factuel. Je m’explique 😉

Aujourd’hui vous payez 40 € d’abonnement pour chaque ligne téléphonique de vos collaborateurs.

Grâce à votre talent d’acheteur, et sûrement aussi grâce à votre fidélité, vous arrivez à négocier ce prix à 35 €.

Initialement, vous dépensiez 40 €, c’est factuel, et c’est de la dépense, maintenant, vous dépensez 5€ de moins, vous faites donc une économie de 5€ par mois et par ligne téléphonique. Ce gain est à qualifier comme une économie.

L’économie est souvent valorisée de manière annuelle.

Economie = dépense annuelle avant intervention de l’acheteur – dépense annuelle après intervention de l’acheteur

Quand parle-t-on de non dépense ? 

La non dépense c’est ce que vous avez réussi à ne pas faire payer à votre entreprise. C’est d’ailleurs ce que vous trouverez le plus dans les achats indirects. Commençons avec des exemples :

​Exemple 1 : 

Vous devez acheter une licence d’un logiciel d’une valeur de 20 000 €.

Dans votre négociation, le commercial vous offre la maintenance pour 3 ans (d’une valeur de 1 500 €).

Vous devrez toujours dépenser 20 000 € pour la licence, mais vous ne dépensez pas plus pour avoir la maintenance. Vous avez bien gagné 1 500€ dans votre négociation, mais il s’agit d’une non dépense.

​Exemple 2 : ​​

Tous les mois, vous payez 1 000 € de prestations de ménage.

Le mois prochain, votre prestataire vous informe que vous devrez payer 50 € supplémentaires par mois pour faire face à la hausse des matières premières et aux augmentations de salaires.
Ici aussi, en tant que super acheteur, vous arrivez à négocier pour rester sur le même tarif. Ce n’est pas une économie, car ce n’est pas de l’argent que vous dépensiez, mais c’est de l’argent que vous n’allez pas dépenser. Nous la qualifions aussi de non dépense.

Quelle différence entre économie et non dépense ? 

Une économie est donc une dépense que vous ne ferez plus, tandis qu’une non dépense est un achats que vous n’aurez pas à faire.

Pour résumer de manière triviale
Une économie : l’acheteur a 1€ dans son portefeuille, il le dépense quotidiennement dans l’achat d’une baguette. Mais aujourd’hui, la boulangère est gentille, elle lui fait la baguette à 0,80€.Il a donc 0,20 € dans son portefeuille, il fait une économie de 0,20 €. 

Une non dépense : l’acheteur a 1€ dans son portefeuille, il le dépense quotidiennement dans l’achat d’une baguette. Mais aujourd’hui, la boulangère est gentille, en plus de sa baguette à 1€, elle lui offre une sucette d’une valeur de 0,10 €.
Il n’a donc plus rien dans son portefeuille, mais repart avec une non dépense de 0,10 €. 

​​Pourquoi différencier économie et non dépense ? 

Dans une entreprise bien structurée sur l’aspect comptable, la différence est très importante.

L’économie est censée être visible dans l’état comptable.

Si en 2018 vous dépensiez 15 000 € de packaging, et que vous annoncez 5000 € d’économies à votre contrôleur de gestion, vous devriez normalement ne dépenser que 10 000 € en 2019.

Si c’est le cas, c’est-à-dire que vous dépensez seulement 10 000 €, vous êtes bien dans le cas de l’économie.

Par contre, si votre fournisseur vous avait annoncé 20 000 € de dépenses, et que votre négociation vous permet de rester à 15 000 €, vous ne pouvez pas dire à votre contrôleur de gestion que c’est une économie.

Pourquoi ? Car dans son état comptable il verra toujours la dépense de 15 000 €. Il n’y a donc aucun changement par rapport à l’année N -1.

C’est pour cela, que l’on qualifiera cette négociation de non dépense.

D’ailleurs ce sujet de valorisation des gains sur achats est une discussion sans fin entre les services achats et les directions financières, car il est extrêmement rare (voire impossible ?) qu’une entreprise achète exactement les mêmes choses d’une année sur l’autre (c’est ce que l’on appelle le mix produit). Il n’est donc jamais facile pour le contrôle de gestion de voir ces gains dans la comptabilité. Service achats et finance doivent ainsi travailler ensemble pour établir des règles de calcul et de valorisation.

Comment valoriser une non dépense ? 

Quand on travaille sur un nouveau projet, il n’y a pas forcément de dépense de référence (si ce produit ou ce service n’a jamais été acheté par le passé) et parfois il n‘y a pas de budget. Sans ces éléments de référence, difficile pour l’acheteur de justifier s’il a fait ou non une économie. Pour autant, nous réalisons un gain quand nous trouvons un fournisseur moins cher qu’un autre n’est-ce pas ? alors pourquoi ne pas le quantifier ?

Prenons un exemple.

Vous êtes acheteur pour une grande marque de vêtements, et on vous demande de sourcer de l’ameublement pour vos nouvelles boutiques.

Vous trouvez trois fournisseurs.

Fournisseur 1 : le package est vendu 10 000€.

Fournisseur 2 : le package est vendu 12 000€.

Fournisseur 3 : le package est vendu 15 000€.

Bien sûr, à caractéristiques complètement identiques, vous n’allez pas prendre le fournisseur 3.

Pour autant, vous avez passé du temps à faire faire des devis. Cette action est potentiellement quantifiable.

Valoriser vos gains grâce à la méthode du benchmark ? 

Voici une méthode de calcul pour valoriser vos gains lorsqu'il ne s'agit pas d'une économie : 

1. Définir le prix marché 

Différentes méthodes sont possibles, ici nous allons utiliser le prix moyen des offres fournisseurs reçues. Attention, il faut qu’il n’y ait aucune différence technique entre les offres fournisseurs et au moins 3 fournisseurs pour que le calcul soit pertinent.

Vous calculez ensuite simplement la moyenne : (10 000 + 12 000 + 15 000) / 3 = 12 330

Nous pouvons donc dire, dans ce cas, que le prix marché est de 12 333 €.

Nota Bene : Si vous avez 5 devis ou plus, vous pourriez éliminer l’offre la plus haute ainsi que l’offre la plus basse et définir le prix marché comme étant la moyenne des autres offres fournisseurs.

2. Faire la différence du prix acheté et du prix marché 

Maintenant que vous connaissez le prix marché, à niveau technique équivalent, l’offre la moins disante est celle du fournisseur 1.

Le gain réalisé sur cette consultation est de 2 333 €. Il faut soustraire au prix marché le prix que vous allez payer pour le produit ou service.

12 333 – 10 000 = 2 333€

Calculer ce type de gain n’est pas quelque chose de courant pour les entreprises, néanmoins il permet de valoriser une action faite par les acheteurs.

Il faut par contre veiller à prendre un prix marché cohérent et ne pas prendre le prix de l’offre la plus chère. Il faut également faire attention à comparer des offres complètement identiques.

 Le mot de la fin 

Vous connaissez maintenant quelques méthodes traditionnelles pour valoriser vos gains achats.

Dans un premier temps, rapprochez-vous de votre direction financière afin de voir comment sont comptabilisées les économies et les non-dépenses.

Faites aussi le point sur la définition qu’ils peuvent avoir de ces 2 points, afin d’avoir la même règle de calcul.

Cependant, pensez à valoriser dans votre outil de suivi à la fois vos économies et vos non-dépenses. Une non-dépense peut également se justifier entre 2 devis, avant et après négociation, pensez-y.

Le marketing achats 

Vous aussi, vous avez certainement entendu parler du marketing achats, mais vous ne savez pas vraiment ce que c'est... Essayons d'y voir plus clair ensemble. 

Qu'est ce que le marketing achats ? 

Tout simplement le concept de marketing (ventes) mais appliqué aux achats. 
Faire du marketing dans une entreprise, c'est connaître son marché clients, anticiper le besoin du consommateur, créer l'innovation, rendre son produit attractif... Autant de points qui font le succès des produits de demain. Et bien le marketing achats utilise les mêmes outils mais appliqués sur la chaîne d'approvisionnement en amont ! 

L'acheteur se renseigne donc sur son marché, sur les fournisseurs existants et à venir. Par exemple ceux qui permettraient à l'entreprise d'être proactive et d’innover. Pour ce faire l’acheteur doit au préalable segmenter son portefeuille achats en familles de produits et mener une analyse stratégique sur chacune.

Panel fournisseur 

Avez-vous un panel de fournisseurs clairement identifié pour cette famille de produits ? L’analyse SWOT dans votre démarche de marketing achats vous permettra, entre autre, de définir votre stratégie.

- Vous faut-il de nouveaux fournisseurs ? (si vous n’en avez qu’un seul capable de couvrir toutes vos technologies).

- Avez-vous besoin au contraire d’en supprimer ? (vous avez 8 fournisseurs, répartis dans la même zone géographique, qui fournissent le même type de produits. En passant à 3 ou 4 fournisseurs, vous pourriez négocier de meilleures conditions)

En tous états de cause assurez-vous que votre panel de fournisseurs vous permettent de répondre aux menaces & opportunités du marché, et constitue une force pour votre entreprise. Le SWOT vous permet justement de mettre en adéquation vos besoins (internes) avec le marché (externe).

Analyse externe des achats 

Analyse marché 

Maintenant qu'il maîtrise les enjeux de ses familles d'achats, l'acheteur doit les confronter aux fournisseurs existants et disponibles. Vous allez donc mener un diagnostic de votre marché : fournisseurs, pays, produits, technologies, services… Cette analyse va permettre d’appréhender le marché de façon pertinente et d’en dresser tous les contours. Vous pouvez utiliser le diagramme des 5 forces de Porter pour mettre en forme cette analyse marché.

On pourra par exemple se poser les questions suivantes : 

• Quelle est la dimension du marché : français, européen, mondial ? 
• Quel est le nombre, la taille des concurrents ? Le marché est-il concentré ou atomisé ? 
• Présence d'un leader ? Quelle est la part de marché des principaux acteurs ? 
• Quelle est la tendance du marché (croissance, équilibre, décroissance) ? 
• Quelle est al santé financière des principaux fournisseurs ? 
• Quels sont les concurrents à l'achat ? français, européens, mondiaux ? 
• Les prix de nos principaux fournisseurs suivent-ils ceux du marché acheteur ? 
• Quelles peuvent être les spécificités d'un pays pouvant impacter ou favoriser mon achat ? (régime politique ou fiscal, environnement économique ou légal..)
• L'offre est-elle homogène ? Existe-t-il des produits de substitution ? 
• Quelles sont les innovations en cours ou à venir ? 

Vous l’aurez remarqué, ces questions sont les mêmes que celles posées en phase sourcing … et pour cause, il s’agit là aussi d’analyser le marché afin de savoir où chercher les fournisseurs adaptés à votre besoin.

Cycle de vie du marché 

Pour analyser un marché, nous vous conseillons d'analyser son cycle de vie 

Le cycle de vie d’un produit montre 5 phases distinctes. Ce cycle de vie est particulièrement adapté à une innovation (la tente 2 secondes décathlon ou l’iPhone par exemple)

1. la phase de développement correspond à la création du produit 
2. la phase d'introduction, le produit est introduit sur le marché, les ventes augmentent lentement. 
3. la phase de croissance, le moment où les ventes connaissent une forte croissance 
4. la phase de maturité, les volumes de ventes stagnes 
5. puis la phase de déclin, le fournisseur proposera un produit nouvelle génération pour remplacer l'ancien. Il y aura donc une baisse significative du volume des ventes. 

Tout produit, quel qu’il soit, va suivre ce cycle de vie. Ce qui pourra différer d’un produit ou d'un secteur à un autre, c’est le temps que vont durer chacune des phases.

Prenez par exemple le secteur informatique, ou des smartphones, et constatez à quel point ils évoluent rapidement ! Ce que nous pouvons faire avec ces appareils était encore inimaginable il y a de ça 5 ans.

En tant qu’acheteur, vous avez intérêt à identifier dans quelle phase se trouve le produit que vous recherchez ou que vous utilisez, cela:

• vous permettra de vous prémunir des risques de pénurie matière ou d'obsolescence de vos composants. 
• vous garantira votre capacité à pouvoir mettre en concurrence des fournisseurs (en phase d'introduction il n'y a que peu de sources d'approvisionnement)
• vous aidera à apporter l'innovation à votre société 

Marché fournisseur 

Dans le continuum du cycle de vie produit, il y a le marché fournisseur : 

Nous pouvons partir du principe que sur les phases d’introduction et de croissance (qui sont les premières étapes du cycle de vie) il n’existe que peu de fournisseurs.

La concurrence apparaît lorsque le marché est en croissance et arrive à son apogée lorsque le marché est mature. En phase de déclin le nombre de fournisseurs potentiels devrait diminuer (certains se concentrant sur les nouvelles technologies, d’autres se spécialisant sur les produits ancienne génération, par exemple pour le marché du SAV).

Par contre, il semble évident de constater que si notre objectif de sourcing est d’identifier des solutions ou produits innovants, vous auriez tout intérêt à sourcer sur des marchés qui sont en phase d’introduction ou de croissance. A l’inverse si vous cherchez à mettre des fournisseurs en concurrence, je vous conseillerais d’identifier des marchés en phase de maturité.

Tirez avantage de cette analyse.
Par exemple on sait qu’un marché en croissance demande beaucoup de trésorerie au fournisseur (il doit évangéliser le marché, déployer une force de vente, …). Proposez des conditions de financement avantageuses pour vous octroyer la primeur de cette innovation.

Il est d’ailleurs important de noter que pour un même produit, sa position dans son cycle de vie peut être différente d’une zone/localité à une autre, parfois même dans un même pays. On a tendance à caractériser cet aspect par des réflexions du type « la Chine ou les US ont beaucoup d’avance sur nous… ».     

Le marketing achats pour définir sa stratégie 

Une fois votre analyse famille réalisée et confrontée au marché fournisseurs, vous êtes en mesure de proposer une stratégie adaptée. Quelque outils pour vous aider à sélectionner les fournisseurs à inclure dans votre panel. 

Matrice d'attractivité 

La plupart des matrices utilisées servent à segmenter votre portefeuilles d'achats, en répondant à la question : "quelle stratégie appliquer à ce fournisseur". Avec la matrice d'attractivité, l'acheteur essaye de regarder la situation à l'envers : "quelle stratégie le fournisseur applique avec moi?". En effet, l'idée est de sélectionner des fournisseurs qui ont un intérêt fort à travailler avec vous. Ceux pour lesquels vous êtes attractifs.

Les objectifs de la matrice d'attractivité sont de vous mettre dans la peau du fournisseur afin de : 

• présélectionner les fournisseurs chez qui vous présentez un intérêt, 
• adapter la relation commerciale pour augmenter le bénéfice mutuel 

Avec la matrice d'attractivité, vous saurez ainsi si vous êtes un client à potentiel, un client clé, un client dilemme ou un client à faible intérêt. Cette analyse vous aider à sélectionner les fournisseurs chez qui vous représentez un potentiel. 

Matrice de Kraljic

Cette segmentation vis à classer ses achats dans différentes catégories, le but étant de mieux connaitre son portefeuille et de savoir à quel type de fournisseur s'adresser et quand. Deux aspects sont mis en parallèles, la famille d'achat en termes de valeur et son importance stratégique mais aussi le marché fournisseurs et sa complexité (facilité d’approvisionnement, concurrence, risque…).

Stratégie Push & Pull

En SRM (gestion du panel fournisseur), deux grandes tendances s'opposent. 

D'un côté le Pull (tirer) : c'est la création de partenariats avec les fournisseurs. Le but étant de collaborer afin d'améliorer la performance du fournisseur, donc in fine de son entreprise. 
De l'autre le Push (pousser) : c'est la mise en concurrence par le biais de consultations et de négociations. Ainsi l'acheteur stimule ses fournisseurs tant sur les prix que sur l'innovation….

Mais pourquoi utiliser le marketing achats ? 

L'acheteur connaitre l'intégralité de son portefeuille et de ses enjeux grâce au marketing achats. Il aura également une meilleure compréhension mieux son environnement. 

De cette manière, il peut mettre en place une stratégie efficiente pour l’entreprise, pour le court et le long terme. Mais le marketing achats permet également de stimuler le marché dans le but d'obtenir de nouvelles opportunités.

Vous comprendrez ainsi qu’en tirant partie du marketing achats l’acheteur peut être force de proposition auprès de ses collègues et proposer des éléments qu'il a découvert sur le marché. Il pourra par exemple orienter un projet vers tel ou tel fournisseur, qu'il sait plus en avance ou plus à même de répondre au besoin.

Intégré au sein de la R&D et du marketing, l’acheteur peut se positionner en amont, c’est-à-dire qu’il est en mesure d'anticiper les besoins actuels ou futurs et il draine l’innovation fournisseur pour que l’entreprise puisse en bénéficier.

Cahier des charges et définition du besoin

Etape fondamentale du processus achats, la définition du besoin et la rédaction du cahier des charges fait partie du métier de l'acheteur. 

La demande d'achat 

Le processus achats commence lorsque quelqu'un identifie un besoin dans l'organisation. Ce dernier peut être résolu en achetant un bien ou un service. N'importe qui, dans l'organisation, peut être à la base d'une demande d'achats. Cela peut aller d'une demande d'un bureau d'étude pour élaborer un prototype, d'un technicien SAV ou même d'un PDG qui souhaite agrandir ses locaux. Le service commercial, au contact régulier des demandes clients, peut aussi identifier des nouveaux besoins que l'entreprise pourrait combler. En proposant un nouveau produit ou service par exemple. 

Dans chaque cas, le besoin doit être clairement rapporté au service achats afin que l'acheteur puisse traiter la demande. Il existe d'ailleurs des solutions digitalisées qui permettent de suivre en ligne le processus des demandes d'achats. L'initiateur inscrit son besoin (nouvel outil, prototype d'une pièce etc) et la demande est automatiquement adressée à l'acheteur concerne qui peut sourcer, consulter... 

Conseil : formaliser son processus achats permet de simplifier l'acte d'achat global. Attention néanmoins, ce n'est pas toujours le cas. un besoin peut ainsi apparaître à la machine à café de manière informelle, charge à vous de faire formaliser cette demande. 

Le préambule à un cahier des charges : la définition du besoin

Après qu'un besoin soit identifié, on rentre dans un processus de définition du besoin. Cette phase est l'une des étapes clés du processus achats et va déboucher sur la rédaction du cahier des charges techniques. Une bonne définition du besoin va permettre de pouvoir rechercher et consulter efficacement des fournisseurs. Au contraire, une mauvaise définition du besoin peut par exemple restreindre la recherche de fournisseurs. Par exemple, ne vous est-il pas arrivé de recevoir d'un service technique une demande d'achat indiquant simplement une référence et le fournisseur chez qui l'approvisionner ? Lorsque le service achats reçoit un besoin décrit de la sorte, il ne peut consulter qu'un seul fournisseur. Cela limite donc grandement sa faculté de négociation. 

La description générale du besoin consiste à le décrire le plus globalement possible. Par exemple, il peut s'agir du besoin d'un nouvel outil afin d'effectuer un vissage spécial. Cette description peut inclure les attentes principales que le produit/service doit satisfaire, une idée du volume annuel et une description du contexte (le problème, les services concernés par cette demande, le budget alloué...) C'est la phase préliminaire afin de rédiger le cahier des charges. 

Exprimer le besoin sans cahier des charges 

Avant de rédiger le cahier des charges, le besoin doit être le plus clair possible et de préférence figé (en dehors des cas de développement de nouveaux produits, assurez-vous avec votre service technique que le besoin ne va pas évoluer). Le cahier des charges représente l'ensemble des documents nécessaires pour que le fournisseur puisse effectuer une offre technico-économique, dans les meilleurs conditions. Le type de cahier dépend du produit ou service que l'on souhaite obtenir. Par exemple, celui d'un câble peut inclure des normes alors que celui d'un élément mécanique sera plutôt constitué d'un plan. L'important, c'est que la définition du besoin soit claire. On distingue trois niveaux de clarifications. 

Une référence et un fournisseur 

 Parfois, il n'est pas nécessaire de constituer un long cahier des charges pour clarifier un besoin. Par exemple, si l'ingénieur à besoin d'une vis précise, il peut simplement donner la référence qu'il souhaite (ou équivalent). A noter que même dans les cas très simples, il est toujours possible de définir le besoin autrement, nous le verrons par la suite. Si l'acheteur reçoit simplement une référence à consulter, cela ne va pas affecter le processus achats global (il pourra consulter seulement des fournisseurs spécifiques par exemple). 

Attention : certaines personnes pensent bien faire en envoyant à l'acheteur une référence avec un fournisseur et un devis. Cela ne va pas du tout aider le travail de l'acheteur; il va au contraire devoir se lier avec un fournisseur qui n'est peut-être même pas dans son panel. Charge à l'acheteur de redéfinir le besoin avec l'initiateur afin de lancer une consultation qui ait du sens. 

Spécification du besoin (data sheet, plan) sans cahier des charges 

A ce niveau, la description du besoin est plus poussée. Sa spécification va représenter l'ensemble des éléments pour réaliser une pièce. Cela peut par exemple être un plan mécanique pour une pièce avec l'ensemble des traitements et contraintes. L'acheteur peut alors consulter les fournisseurs capables de réaliser ces éléments. On remarque que plus le besoin est spécifié de manière globale, plus l'acheteur a la possibilité de réaliser un processus achats efficient. C'est pourquoi l'acheteur doit se trouver le plus en amont possible dans l'ensemble du process. Nous reviendrons sur ce sujet. 

Le cahier des charges pour spécifier son besoin 

La rédaction d'un cahier des charges (CdC) peut être appréhendé avec l'Hexamètre de Quiintilien : le fameux QQCQCCP. Cet outil sert à décrire un besoin sous tous ses angles, donc il est parfaitement adapté pour rédiger un cahier des charges. 

Qui ? ou plutôt pour qui ? Avant de commencer votre CdC, réfléchissez à qui vous vous adressez. Vous adapterez votre langage et notamment le niveau technique du CdC en fonction. 

Quoi ? le quoi représente une des partie les plus importantes du CdC. C'est la clarification du besoin. Indiquez ici ce que vous attendez précisément. Comme nous allons le voir, on peut soir décrire le plus précisément possible ce qu'on attend du produit/service (cahier des charges technique), soit décrire la fonction que l'on attend (cahier des charges fonctionnel).

Où ? le où peut représenter le périmètre du besoin. Il peut aussi représenter un lieu géographique, un environnement, un contexte. 

Quand ? le quand peut représenter la date, le planning, les jalons, la durée, la fréquence... on voit que c'est à nous d'adapter cet outil au besoin en question. 

Comment ? il représente les moyens mis en jeu, le matériel, l'équipement, la procédure, le référentiel... 

Combien ? cela peut représenter le budget que l'on s'est fixé, ou alors la prévision de consommation annuelle d'une pièce

Pourquoi ? on parlera ici de l'intérêt, de la politique, la stratégie, l'objectif, la motivation... 

 Le QQOQCCP est un outil puissant. Lorsque vous vous poserez l'ensemble de ces questions, cela va vous permettre d'avoir les sections principales. Comme vu dans le "Quoi" il y a plusieurs façon de clarifier ce qu'on attend : le cahier des charges descriptif et le cahier des charges fonctionnel. 

Le cahier des charges descriptif 

Il décrit une demande en terme de solutions et de moyens de réalisation. Globalement un cahier des charges techniques spécifie le besoin général et le besoin individuel. 

• Spécifications générales : description du produit par fonctions et critères de qualité. Dans cette section, on peut retrouver l'objectif du CdC, la confidentialité de celui-ci, le respect des contraintes légales, les critères qualité à remplir, les caractéristiques fonctionnelles, les conditions d'expédition et d'identification, le délai et planning de livraison, le contrôle qualité et garantie. 
• Spécifications individuelles : points spécifiques à certaines références. On peut retrouver ici une liste décrivant le plus précisément possible la référence en question. Cela peut être un plan décrivant une pièce mécanique, une liste de normes à respecter etc... 

Le cahier des charges fonctionnel 

Le cahier des charges fonctionnel décrit une demande en terme de besoins et de services attendus. Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) d'un projet est un document par lequel la maîtrise d'ouvrage exprime son besoin pour le projet. 

Ce besoin doit être formulé en termes de fonctions que le futur utilisateur aura à accomplir, ou que le système devra accomplir pour lui. 

Prenons l'exemple d'un style, je peux décrire mon besoin : taille matière, couleur... mais le besoin fonctionnel est de laisser une trace sur un papier, de pouvoir être tenu entre les doigts. 

Le cahier des charges fonctionnel permet de : 

• provoquer chez le concepteur/prestataire la conception et la réalisation du produit le plus efficient 
• faciliter le dépouillement des propositions des prestataires 
• favoriser le dialogue entre les partenaires 

Ouvrir le champ des possibles 

Basiquement, plus un cahier des charges laisse la possibilité aux fournisseurs d'offrir plusieurs solutions, plus le processus achats sera efficace. Un "bon" cahier des charges devrait donc ouvrir le champ des possibles et laisser une certaine liberté de réponses pour les fournisseurs. 
Étudions la différence entre deux cahiers des charges dans le but de concevoir une maison. 

Premier cahier des charges : le cdc descriptif : 
"concevoir une habitation dimensionnée pour une famille de 4 personnes sur un terrain de 200m². Elle devra avoir un coût inférieur à 200 000€, une consommation énergétiques inférieur à 150 kWh / m² / an, et utilisera des matériaux conformes à la norme HQE. Le style sera conforme à l’architecture traditionnelle des maisons locales..." 

Qu’est-ce qui change ici ? C’est la liberté que peut prendre l’architecte dans l’élaboration d’un ou plusieurs plans. Ici, il va concevoir plusieurs idées de maisons et au final, le client se verra proposer plusieurs choses auxquelles il n’aurait pas forcément imaginé. Cela n’empêchera pas l’acheteur, à réception de ces propositions, d’y apporter des modifications (par exemple le nombre de chambres ou la taille du séjour).

Le cahier des charges fonctionnel pousse donc le fournisseur à innover dans l’approche de ses propositions.

Analyse de la valeur 

Pour aller plus loin, nous pourrions dépasser la notion de fonction et repenser à la valeur que le produit ou service doit rendre. C’est cette technique qui est utilisée pour concevoir des innovations.

Un exemple trivial : alors que le cahier des charges fonctionnel d’un style préciserait qu’il doit être tenu à la main, laisser une trace d’encre sur une feuille, … L’analyse de la valeur d’un stylo est de communiquer par écrit ! Voir le besoin sous cet angle permet d’envisager d’autres modes de communication : la machine à écrire, l’ordinateur, le sms, …

Les achats en amont 

A votre avis, quel type de cahier des charges les acheteurs préfèrent ? Comme dit précédemment, certaines personnes pensent aider le service achats en donnant comme cahier des charges une référence avec un fournisseur et parfois même un devis. On se rend compte très vite de la limite d’action de l’acheteur. Il ne va pouvoir consulter qu’un seul fournisseur et obtiendra qu’une seule solution. De plus lorsque le fournisseur a déjà réalisé un devis auprès d’un service technique (bureau d’étude, SAV, maintenance, …) la marge de négociation de l’acheteur est très limitée.

Imaginons maintenant que les achats participent à la définition du besoin. Le cahier des charges va naturellement se diriger vers un cahier des charges fonctionnel laissant le champ des possibles aux fournisseurs consultés et laissant notamment la place aux innovations. L’acheteur pourra même demander conseil aux différents fournisseurs pour construire une définition du besoin cohérente aux vues des différentes solutions que peut proposer le marché. Comme vous pouvez l’imaginer, le TCO sera nettement plus intéressant.

Le schéma ci-dessous donne une représentation de cela :

Le marché des métaux rares 

Le métier d'acheteur est un métier complexe ! Au-delà de ses activités opérationnelles de consultation, négociation... il doit en permanence mesurer les risques et benchmarker ses fournisseurs. Dans la phase de marketing achats et avant de réaliser un sourcing il doit par exemple analyser son marché fournisseur. En dehors des outils SWOT et PESTEL, voici quelques éléments d'analyse d'un marché hautement stratégiques : celui des métaux rares. 

Qu'est ce que les métaux rares ? 

Nombreux sont ceux qui sont confrontés à ce phénomène : être sur un marché où l'offre et la demande ne sont pas en équilibres. Le rapport de force entre l'acheteur et ses fournisseurs est donc faussé. Les métaux rares en font partie, et c'est ce que nous allons essayer d'illustrer dans cet article.
Scandium, Lanthane, Praséodyme, Samarium, Europium, Terbium, Dysprosium, Holmium, Thulium, Ytterbium et Lutécium.... Ces mots ne vous évoquent rien, et pourtant vous en côtoyez tous les jours, dans vos smartphones, ordinateurs portables, etc.
Les terres rares comme on les appelle, sont un groupe de métaux dont les propriétés physiques et électromagnétiques sont intéressantes pour l'industrie électronique. Vous les retrouvez d'ailleurs dans le tableau de Mendeleiev. 

Grâce à ces métaux rares, nous sommes parvenus à une nouvelle révolution industrielle : 

• celle des nouvelles technologies de communication (téléphones, ordinateurs, serveurs informatiques).
• celle de la transition énergétique (les électro-aimants, les éoliennes, les batteries des véhicules électriques).

La consommation de ces métaux devrait continuer à augmenter dans les prochaines années car une dépendance est en train d'être créée. Ces métaux rares seraient-ils la ruée vers l'or du XXIème siècle, comme le charbon et le pétrole avant eux? 

En attendant, les achats sont impactés par ce marché complexe. Les produits issus de ces matériaux sont très souvent importés de Chine, et les délais d'approvisionnement s'approche des 42 semaines. Et ce, sans évoquer les pénuries qui obligent de réserver à l'avance et de s'engager sur des achats fermes (à horizon 1 an), et bien évidemment l'envol des prix qui s'en suit. 

^{Résumons le marché des métaux rares} 

Ce sujet n'est pas nouveau, mais les terres rares sont des matériaux stratégiques qui impactent de nombreuses directions achats. Les industries occidentales de haute Technologie ont donc négligé leurs circuits d'approvisionnement. Le risque à terme serait que la Chine refuse l'accès à certains pays, à ces minéraux hautement stratégiques. Pour des enjeux géopolitiques par exemple (ces minéraux sont aussi très utilisés dans le secteur de l'armement). 

Ces achats sont incontournables pour de nombreuses sociétés, mais comment les faire coïncider avec une politique d'achats responsables ? Comment acheter ces composants de manière durable et éthique ? 

Enfin des alternatives doivent rapidement être inventées, car au rythme de production actuel, une quinzaine de métaux rares pourraient être épuisés à horizon 2070. 

Partageons sur le sujet. Nous vous invitons à utiliser la section commentaire au bas de cet article pour apporter vos connaissances sur ce sujet. 

RFQ ou Request For Quotation 

Une RFQ (Request For Quotation) est l’action de demander un prix à un ou plusieurs fournisseurs (on peut utiliser en Français le terme appel d'offre). Le process de RFQ peut être divisé en cinq étapes : la préparation de la RFQ, la phase d’appels d’offres, la pré-sélection, la sélection du fournisseur et la finalisation :

La préparation d'une RFQ 

La préparation de votre RFQ est la partie la plus importante du process de RFQ. Elle doit être faite avec beaucoup d’attention. Sur l’intégralité du process Request For Quotation, 50% du temps devrait être accordé sur la phase de préparation et 50% sur les autres étapes.

Une RFQ doit répondre à quel besoin ? 

La première question à se poser est : pourquoi faire cette RFQ ? La définition du besoin (quel type de produit ou service avec-vous besoin) étant faite au préalable, il s'agit de définir ici le but de votre consultation fournisseur. Par exemple, si le besoin est de sécuriser les approvisionnements, il peut être nécessaire de mettre en place un double sourcing. Cela va naturellement définir qui seront les participants de la RFQ. Dans le cas d'une mise en place d'une seconde source d'approvisionnement, vous pourrait être amené à consulter des fournisseurs qui ne sont pas aujourd'hui au panel. 

Conseil : suivez vos consultations dans un fichier de suivi afin d'avoir l'ensemble des consultations en cours en un coup d’œil. Vous pouvez utiliser ensuite un onglet par consultation afin de noter tous les détails d'un appel d'offre (le but de la RFQ, les fournisseurs consultés, ceux qui vous ont répondu ou décliné, les négociations qui ont débuté...).

Combien de participants pour ma RFQ ?

Le nombre de participants d'une consultation se situe en général entre 3 et 8. En dessous, le comparatif d'offres risque de ne pas être représentatif du marché. Au-dessus, le nombre de participants peut être difficile à gérer (vous aurez sans doute des questions à répondre à chacun etc...). Pour certaines familles de produits, vous aurez cependant besoin de consulter un nombre important de fournisseurs. Dans ce cas nous vous conseillons d'utilisez des outils digitaux, comme l'e-sourcing, pour vous simplifier la tâche.

Quoi qu'il en soit, définissez le nombre de participants souhaité au préalable. En effet, une Request For Quotation ne s’organise pas de la même manière en fonction du nombre et du type de participants. Définissez votre stratégie: à quels fournisseur(s) vais-je envoyer cette RFQ ? Seulement le panel existant ? Vais-je inclure des outsiders (fournisseurs ne figurant pas au panel) ? Vais-je envoyer cette RFQ uniquement à des prospects ?

Exemple de RFQ

Lorsque vous avez défini quel type de RFQ vous voulez mener à bien, un certain nombre de documents peut être inclus dans votre Request For Quotation. Voici quelques exemples d'informations à inclure dans votre RFQ. 

1. La description : ici, vous pouvez décrire votre entreprise, le projet ainsi que tout autre information qui vous semble utile d'intégrer. Vous connaissez votre entreprise et le but de votre projet, ce n'est pas forcément le cas du fournisseur avec qui vous communiquez.  
2. Vos conditions : si vous avez des attentes particulières en terme de logistique et/ou de qualité, indiquez les dès maintenant. Inutile de commencer avec un fournisseur qui n’est pas en phase avec ces attentes. Si vous avez l’habitude de travailler avec un contrat qualité & logistique, vous pouvez directement le joindre avec votre RFQ. Par exemple, en cas d’import, une condition devant absolument apparaître est l’incoterm voulu. S’il n’est pas indiqué ici, le fournisseur répondra avec l’Incoterm qu’il préfère. Vous pouvez avoir accès à la liste des incoterms ainsi qu'un prévisionnel des incoterms 2020 via cet article : ​Incoterms 2020 ​​​
3. Vos CGA : c'est le moment parfait pour les inclure. Le fournisseur sera au clair avec vos attentes, le plus en amont possible. Pour plus de détail nous vous invitons à lire notre article sur les CGA. Vous y découvrirez que si vous souhaitez que vos CGA prévalent sur les CGV du vendeur, elles devront avoir été validées au préalable de tout échange commercial. 
4. Un tableau de prix : il est parfois très frustrant de comparer des offres envoyées dans des formats différents. En préparant un tableau où les participants pourront indiquer leurs prix, vous gagnez un temps considérable lorsque vous allez comparer les différentes offres. Si besoin, vous pouvez même inclure une décomposition de prix dans votre tableau. Dans cet article, nous traiterons d'une RFQ simple, sans décomposition de prix. 
5. Critères de sélection : dans le but de garder votre process transparent auprès de vos fournisseurs, vous pouvez indiquer dés maintenant vos critères de sélection du fournisseur final. Le prix sera certainement un élément, mais les délais de livraison ou de paiement, l’expertise reconnue du fournisseur, des certifications, une démarche RSE … pourront être des critères pertinents.
6. Le NDA (Non Disclosure Agreement) ou contrat de confidentialité peut être nécessaire préalablement à l’envoi de la consultation. Surtout si vous échangez avec des fournisseurs que vous ne connaissez pas, ou que vous envoyez des informations sur votre produit ou votre entreprise qui sont jugées confidentielles.

La pré-sélection d'une RFQ

A la réception des offres, construisez votre tableau comparatif. Il doit faire apparaître le plus clairement possible les prix ainsi que les participants qui ont répondu à votre RFQ. C’est ici que la phase de préparation va payer car, grâce au temps investi en amont, vous recevrez des offres uniforme (se basant sur les mêmes conditions). Vous gagnerez donc un temps précieux. Préférez des tableaux très simples comme celui-ci :

Remarque : dans certaines entreprises, on utilise le TCO pour parler du Tableau Comparatif des Offres. Dans le langage achats / supply chain, lorsque l'on parle de TCO on fait référence au Total Cost of Ownership, c'est-à-dire la notion du coût complet. Si vous êtes intéressé, nous vous invitons à lire notre article sur le TCO - Total Cost of Ownership

Après la RFQ : la négociation 

Invitez ensuite chaque fournisseur pour une session de négociation. Cela peut se faire physiquement ou par téléphone. Nous ne traiterons pas ici le sujet car ce thème à longuement été détaillé. Formation Achats propose un dossier complet sur la négociation composé d'articles et de tutoriels vidéos, afin de vous permettre d'assimiler entièrement la méthodologie F.C.A. 

La sélection du fournisseur 

Une fois l'étape de négociation passée, vous devez sélectionner le fournisseur final. Cette phase est l’une des phases les plus importantes du process de RFQ (après la préparation). Ici, basé sur vos critères de sélection, vous décidez avec qui vous allez conclure ce projet. Si vous avez fait votre travail en groupe projet, vous pouvez éventuellement inclure les membres du projet afin de prendre la décision collectivement. Le moment de sélectionner le fournisseur final est toujours un moment excitant. Les membres du projet seront intéressés pour participer à ce process.

La finalisation de notre appel d'offre

Vous avez maintenant sélectionné le fournisseur final. Est-ce que le process RFQ est terminé ? Pas exactement. N’hésitez pas à faire un feedback à chacun des participants, pas seulement au fournisseur sélectionné. Après tout, ils ont tous passé du temps sur votre RFQ. Vous pouvez, si vous le souhaitez, leur indiquer verbalement sur quelles références ils se sont placés ainsi que celles où ils ne se sont pas placés. Selon votre niveau de transparence, vous pouvez par exemple leur indiquer le pourcentage d’écart pour chacune des références, etc.  Quant au fournisseur sélectionné, vous pouvez le lui indiquer par téléphone ou pendant un RDV. Vous pouvez utilisez une lettre de nomination pour informer votre fournisseur qu’il est retenu. Vous en profiterez pour rappeler toutes vos exigences (qualité, délais, packaging, livraison, prévisionnels, …). Pour que la signature du contrat ne soit qu’une formalité, incluez ces éléments directement dans votre consultation, afin d’éviter les surprises.

Le mot de la fin 

Le process de RFQ est un puissant outil dont l’acheteur dispose pour obtenir les prix d’un marché. Les acheteurs se doivent de maîtriser le process de RFQ et de RFI efficacement. La fin d’une phase de RFQ marque le début d’une relation entre l’acheteur et le fournisseur. En fait, c’est là que tout commence !

RFI, Request For Information

Dans les achats, en phase de sourcing / recherche de fournisseurs, l'acheteur peut envoyer une RFI afin de l'aider à faire le tri parmi les fournisseurs potentiels.

Une RFI c'est : 

• une requête en vue de récolter de l'information auprès de potentiels fournisseurs 
• des questions ouvertes en vu d'étudier si le fournisseur répond aux attentes fixées 
• la première phase du processus achats, en amont d'une RFQ 
• un aperçu rapide de la situation d'un fournisseur

Modèle de RFI - Request For Information ? 

Avant d'entamer une démarche de RFI, commencez par demander si un modèle de RFI existe dans votre entreprise ! Il y en a peut-être une existante mais qui n’est pas vraiment utilisée actuellement. Si aucun Template de Request For Information existe, alors c’est à vous de jouer. Vous devez vous questionner afin de déterminer quelles informations vous paraissent importante à obtenir pour un 1er contact. Voici une liste non exhaustive de question type :

• information générale : nom de l'entreprise, adresse, effectif 
• situation financière : chiffre d'affaires, résultats
• contact : commercial, technique (email, téléphone) 
• clients : type de marché, part de marché 
• données techniques : parc machine, types de pièces, matières, taille des séries, investissement 
• commentaires 

Ce sont les mêmes questions que celles que vous vous êtes surement posé en phase de recherche de fournisseur. Prêtez attention aux réponses que vous recevez, vous jaugerez ainsi la qualité de vos questions et les ajusterez en fonction. Demandez-vous également si les réponses fournies vous donnent l’aperçu voulu de l’entreprise.

A vous d'utiliser la RFI maintenant

Une RFI va vous permettre d’avoir une idée relativement précise de votre prospect. Elle permet aussi de faire une première pré-sélection dans votre sourcing. En outre, elle vous permettra de jauger la motivation de vos fournisseurs à vous fournir des informations sur leurs activités.

Sourcing achats et sourcing fournisseur

Le sourcing achats est une démarche universelle en entreprise, elle est utilisée par plusieurs fonctions et départements sur des sujets ou des besoins différents, mais se veut répondre communément à 3 principaux points : 

• Amener l'innovation
• Optimiser les coûts 
• Anticiper, maîtriser et réduire les risques 

Vous le comprendrez, cette démarche de sourcing fournisseur est donc une étape primordiale du processus achats, car elle va permettre de répondre aux enjeux et missions de la fonction, apporter un avantage concurrentiel à l'entreprise... 

Pourquoi initier une démarche de sourcing ? Quels sont les enjeux ? 

Nous l'avons vu en introduction, une démarche de sourcing répond à 3 enjeux principaux : Innover, Optimiser les coûts, anticiper les risques. 

Enjeu d'un sourcing : 1) l'innovation 

Les attentes des consommateurs évoluent, la concurrence est de plus en plus rude, l’entreprise se doit donc pour continuer à exister dans cet environnement qui évolue très rapidement, être au fait des nouvelles technologies, développer de nouveaux produits, se créer son ou ses avantages concurrentiels.

Et pour cela, il faut naturellement être au fait de ce qui se passe sur le marché, quels sont les nouveaux métiers, process, technologies, matières qui apparaissent, quels sont les nouveaux entrants et acteurs ? 

Enjeu d'un sourcing : 2) L'optimisation des coûts 

L’optimisation des coûts peut également passer par du sourcing achats, c’est-à-dire contacter une seconde voire troisième source sur un produit existant pour connaître leur positionnement prix. Ce sourcing fournisseur permettra de challenger notre fournisseur actuel par rapport à la concurrence, mais aussi le fait d’échanger avec de nouveaux fournisseurs, peut nous permettre d’identifier de nouvelles technologies, de nouveaux process de fabrication, des équivalences…

Enjeu d'un sourcing : 3) Anticiper les risques 

Mener une démarche de sourcing achats peut permettre d’anticiper et de lever de nombreux risques. Ces risques peuvent être liés à un fournisseur (instabilité financière, sur capacité de production, situation de monopsone…) ou liés à un segment/famille d’achats (difficulté d’approvisionnement, forte technicité…)

La méthodologie de F.C.A

Nous allons maintenant ensemble lister les étapes de la réalisation d'un sourcing achats, méthodologie que vous pourrez utiliser dans votre entreprise. 

1ère étape d'un sourcing achats 

Le but de cette étape est de cadrer et d’optimiser au mieux votre démarche de sourcing fournisseur, ce que vous cherchez en terme de produits, de technologies ou de fournisseurs, vos exigences et autres contraintes,…
Vous ne savez pas quelles questions vous poser ? comment commencer ?
Imaginez que vous souhaitiez déménager, quelles sont les questions, les points que vous devez valider ?

• Achat ou location 
• Appartement ou maison ? 
• En direct ou via une agence ? 
• Quel est votre budget ? 
• Quelle est la localité du bien ? 
• Quelle superficie ? 
• Neuf ou ancien ? 

Il suffit de rapport ces exigences à un cadre professionnel 

• Fabricant ou distributeur ? 
• Quelle est la capacité de production ? 
• Le budget cible ? 
• La zone de recherche ? 
• Quelles normes, labelles, certifications ? 
• Achat ou location ? 
• Produits services ou technologies recherchés 

Vous aurez ainsi votre check list de questions vous permettant de clarifier au mieux votre besoin. 

2éme étape d'un sourcing achats 

Pour réaliser un sourcing pertinent vous devez analyser votre marché fournisseurs, les technologies engagées, les moyens de production nécessaires... C'est ce que l'on appelle le marketing achats 

3éme étape d'un sourcing achats

Bien que la recherche internet soit la plus courante pour réaliser votre sourcing achats, il existe de nombreux canaux listés ci-après qui peuvent permettre de trouver de nouvelles sources :

• Les annuaires d’entreprises comme Kompass ou Europages. Il y a aussi les annuaire spécialisés, en fonction du type d’achat concerné. L’utilisation d’annuaires est pertinente car elle vous permet de filtrer sur de nombreux critères (zone, cœur de métier, parfois effectifs, chiffre d’affaires…)
• Internet, avec une recherche sur Google. Mais attention, les 3 premiers fournisseurs à sortir sur Google ne sont pas forcément les 3 meilleurs fournisseurs … mais ceux qui ont les moyens marketing d’être bien positionné.
• Le réseau professionnel : faites le tour des salons ou des expositions en lien avec vos segments d’achats, demandez à vos clients, à vos collègues ou à d’anciens collègues. S’ils connaissent un bon fournisseur pour votre famille d’achats ils n’hésiteront pas à vous le recommander.
• Le réseau de fournisseurs : appelez les fabricants, s’ils ne peuvent pas vous renseigner demandez des références de confrères. Lorsque vous êtes démarché par de nouveaux fournisseurs demandez aussi si ils savent faire ce type de pièce ou s’ils pourraient vous recommander auprès d’un fabricant / distributeur ?

Il ne faut pas hésiter à mixer les approches et les canaux pour plus d’efficacité. SURTOUT ne pas simplement se contenter de balayer toutes les pages d’une recherche internet en essayant tous types de mots clés. En effet, certaines entreprises fournisseurs peuvent être très bonnes dans leur domaine mais simplement très mal référencées.

Ainsi, pour que votre sourcing achats soit efficace nous vous conseillons : 

• De bien définir votre besoin
• D’optimiser votre temps  
• De travailler la qualité des sources

Dans ce cadre là qui de mieux placé qu’un membre de votre réseau pour vous aider ?
Sinon en complément, en fonction des informations recherchées, quelques pistes d’organismes vers lesquels vous tourner : 

4éme étape d'un sourcing achats : Collecter l'information 

La collecte d’informations est une étape clé dans une démarche optimale de sourcing achats afin de pré-qualifier au mieux les fournisseurs a qui vous adresserez ensuite un appel d’offres.

Il faut noter que jusqu’à cette étape aucun contact n’a été établi avec les fournisseurs.

Pour cette collecte d’informations, nous utilisons un outil nommé RFI acronyme de Request For Information.

Cette RFI qui intervient donc en amont du processus de sélection des fournisseurs va notamment valider et permettre d’évaluer 3 aspects clés chez nos fournisseurs potentiels :

• Sa solidité financière
• Sa capacité à répondre au projet
• Ses normes / certifications

Elle va également permettre de mesurer l’intérêt du fournisseur, de faciliter le choix des fournisseurs que vous consulterez par la suite, mais aussi d’anticiper les négociations à venir.

Il n’existe pas de formalisme particulier pour construire une RFI, néanmoins vous trouverez ci-après une liste (non exhaustive) de questions à poser aux fournisseurs :

Informations entreprise :

• Raison sociale
• Localité
• Forme Juridique
• Appartenance à un groupe ?
• Nombre d’unités de production + lieux
• Code NAF
• Effectifs
• Principaux contacts + coordonnées (commerce, direction, comptabilité,…)

Informations commerciales et financières:

• Chiffre d’affaires (des 3 dernières années)
• Principaux secteurs d’activité (avec ventilation du CA)
• Principaux clients
• Résultat net (des 3 dernières années)

Informations production :

• Derniers investissements réalisés
• Parc machines
• Capacité de production (heure, jour, ou mois)
• Matériaux travaillés ?
• Disposez-vous d’un bureau d’études ?

Informations qualité :

• Référentiel qualité ?
• Certifications et normes?
• Labels ?
• Politique RSE ?

5éme étape d'un sourcing achats : Auditer

Les retours de vos fournisseurs sur cette RFI vous auront permis de pré-selectionner et pré-qualifier vos futurs partenaires. Pour aller plus loin, valider les informations remontées, afin de les qualifier, il sera nécessaire d’aller les rencontrer et mener un pré-audit.
Pour mener à bien cet audit, munissez-vous des données de votre RFI, balayez avec le fournisseur les différents éléments de celle-ci et n’hésitez pas à creuser un peu plus d’autres aspects. Par exemple : 

• Comment seront traités vos dossiers de consultation ?
• Est-ce que le fournisseur travaille avec un ERP ?
• Quel est leur process de traitement de ma commande jusqu’à sa livraison ?
• Quelle est leur capacité de stockage ? comment gèrent-ils leurs stocks ?
• Peuvent ils vous fournir certains documents (fiche de données sécurité, certificats matières,…)
• Quels sont les indicateurs qu’ils suivent ? (Non-conformité, taux de service,…)
• Schéma logistique, transport… ?