RFI, Request For Information
Boris MARTEL
Consultant formateur
Dans les achats, en phase de sourcing / recherche de fournisseurs, l'acheteur peut envoyer une RFI afin de l'aider à faire le tri parmi les fournisseurs potentiels.
Une RFI, qu'est ce que c'est ?
La RFI (Request For Information) est la première étape du processus achats. C’est elle qui va permettre de récupérer des informations auprès des fournisseurs potentiels. La RFI est à différencier d’une RFQ (Request for Quotation) qui va se concentrer sur le prix. Si vous souhaitez des informations concernant la Request For Quotation nous vous invitons à lire notre article sur la RFQ.
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Une RFI c'est :
- une requête en vue de récolter de l'information auprès de potentiels fournisseurs
- des questions ouvertes en vu d'étudier si le fournisseur répond aux attentes fixées
- la première phase du processus achats, en amont d'une RFQ
- un aperçu rapide de la situation d'un fournisseur
Quand demander une RFI à un fournisseur ?
Une RFI est généralement demandée au début d'une relation entre un fournisseur et un acheteur. Elle est donc plutôt attribuée aux fournisseurs potentiels afin de mieux les connaitre. Elle va permettre à l’acheteur d’évaluer rapidement la situation d’un fournisseur sur plusieurs aspects sélectionnés (aspect financier, parc machine…). Demandée à ce moment-là, une RFI va également permettre de jauger la motivation du fournisseur à travailler avec vous.
En effet, vous n’aurez pas nécessairement envie de continuer le processus achats avec un fournisseur potentiel qui ne répond même pas à votre RFI. Au contraire, un fournisseur qui vous apporte un haut niveau d’information dans sa réponse à votre RFI, traduit une vraie envie du fournisseur de collaborer avec vous. Une RFI représente donc l’étape après le sourcing de nouveaux fournisseurs dans le but de mieux connaitre ces prospects. Si le sourcing vous intéresse nous vous invitons à lire notre article : Sourcing achats
Modèle de RFI - Request For Information ?
Avant d'entamer une démarche de RFI, commencez par demander si un modèle de RFI existe dans votre entreprise ! Il y en a peut-être une existante mais qui n’est pas vraiment utilisée actuellement. Si aucun Template de Request For Information existe, alors c’est à vous de jouer. Vous devez vous questionner afin de déterminer quelles informations vous paraissent importante à obtenir pour un 1er contact. Voici une liste non exhaustive de question type :
- information générale : nom de l'entreprise, adresse, effectif
- situation financière : chiffre d'affaires, résultats
- contact : commercial, technique (email, téléphone)
- clients : type de marché, part de marché
- données techniques : parc machine, types de pièces, matières, taille des séries, investissement
- commentaires
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Ce sont les mêmes questions que celles que vous vous êtes surement posé en phase de recherche de fournisseur. Prêtez attention aux réponses que vous recevez, vous jaugerez ainsi la qualité de vos questions et les ajusterez en fonction. Demandez-vous également si les réponses fournies vous donnent l’aperçu voulu de l’entreprise.
A vous d'utiliser la RFI maintenant
Une RFI va vous permettre d’avoir une idée relativement précise de votre prospect. Elle permet aussi de faire une première pré-sélection dans votre sourcing. En outre, elle vous permettra de jauger la motivation de vos fournisseurs à vous fournir des informations sur leurs activités.
RFI est bien utile pour une pre selection des fournisseurs –> un short list pour un projet ou un sujet particulier, Merci Boris pour ton article qui a mise en valeur cet outil souvent peu utilisé.
Seul l’aspect prix différencie donc la RFI de la RFQ ? Quelle limite est communément respectée dans les RFI sur la santé financière des fournisseurs, quels documents peut-on demander sans être trop “intrusif” ?
La RFI fait référence à des informations sans projet de quotation précis, quand la RFQ fait référence à un projet spécifique qui peut donner lieu à une commande.
On peut demander des prix sur des pièces standards en RFI.
En ce qui concerne les informations à demander … tout dépend du pouvoir dont vous disposez et de votre capacité à obtenir des réponses de la part du fournisseur.
Quels éléments essentiels doivent figurer dans la RFQ qui permettront aux fournisseurs de proposer un prix et autres conditions ?
Bonjour Jenny, c’est justement l’objet de notre article sur la RFQ de vous expliquer le contenu d’une telle consultation