Négociation

Qu'est ce que la négociation 


La négociation est un élément fondamental du métier d'acheteur. Parfois de manière un peu caricaturale on attend de l'acheteur qu'il négocie TOUT, sur l'ensemble de ses achats, pour que l'entreprise se les procure au meilleur prix. 


La négociation est une compétence, il y a donc une part d’innée et une part d'acquis. Le tempérament a un rôle à jouer (facilité de communiquer à l'oral, de cacher ses émotions...). Mais nous allons voir dans ces prochaines pages que la négociation repose avant tout sur un ensemble de techniques et méthodes qui permettent d'atteindre son objectif. Avec une bonne préparation et un peu d'entrainement TOUT LE MONDE peut de devenir un bon négociateur. 


Pour faciliter l'apprentissage de ces techniques de négociation nous avons construit une méthode autour des 5C :


Connaissance / Convivialité / Consensus / Conclusion / Contrat


Explication des 5C


Connaissance 

Une bonne préparation est l'élément fondamental d'une négociation réussie. C'est pour cela que la première étape de notre méthode des 5C est la connaissance. 

  • La connaissance de sois d'une part : quelles sont mes forces et mes faiblesses, mes zones de confort ou les situations dans lesquelles je suis le moins à l’aise pour négocier. Tout faire pour être performant pendant la négociation. Identifiez aussi clairement vos limites. Lorsque votre objectif sera un peu plus ambitieux, votre BATNA définira la limite en dessous de laquelle vous n’êtes pas prêt à aller.
  • La connaissance de son interlocuteur d’autre part. Quel est le pouvoir de décision du vendeur ? Et quelles sont ses motivations et celles de son entreprise ? Au cours de rendez-vous ou échanges téléphoniques précédant la négociation vous devez avoir posé de nombreuses questions permettant de récupérer toutes ces informations et les synthétiser dans un outil (nous vous proposons un modèle de Fiche de Renseignements Fournisseurs).
  •  Enfin la connaissance de la situation entre vos deux entreprises : CAA (chiffre d’affaire achats), litiges éventuels, chiffrages en cours, …

Tous ces éléments vous permettront de préparer au mieux votre négociation et d’en tirer des arguments pertinents.

 

Convivialité 

Réussir une négociation nécessite de créer un moment convivial avec le fournisseur parce que de la relation  entre l'acheteur et le fournisseur va découler la qualité de la négociation. "On négocie mieux avec un fournisseur quand on a de bonnes relations que si on démarre en ayant un mauvais contact avec son interlocuteur". D'où l'importance démarrer par un moment convivial et propice à la négociation. Offrir un café peut paraître normal et pourtant cela peut faire une différence. Dans nos différents articles vous lirez des témoignages de commerciaux qui après s'être levé à 5h du matin et voyagé 3h ne se sont pas vus offert de café au démarrage d'une matinée de réunion. Vous découvrirez aussi le cas d'entreprises qui ont fait le choix d'installer un bar fournisseur pour bien démarrer les négociations.

Le contact peut se faire autour d'éléments professionnel mais aussi personnel, cela va dépendre de la relation installée. Attention toutefois, une relation trop personnelle pourrait jouer en votre défaveur si le vendeur est maladroit ou mal attentionné. Comment interpréteraient vos collègues si votre fournisseur commençait la réunion en vous posant des questions personnelles devant tout le monde ?

La négociation reste un échange entre 2 êtres humains cherchant à trouver des solutions pour se mettre d'accord gagnant/gagnant.
 

Consensus 

C'est maintenant que démarre la négociation telle qu'on la connait tous, il faut convaincre. 

CONVAINCRE = "amener quelqu'un par le raisonnement ou par des preuves à demeurer d'accord d'une vérité ou d'un fait ; faire entrer fortement une opinion dans l'esprit de quelqu'un"

Il faut être clair sur ses objectifs, pour les atteindre vous pouvez les annoncer et argumenter solidement chaque clause . 

Votre préparation doit vous donner une liste claire de ces clauses à négocier. Pour chacune construisez un argumentaire rigoureux, vos arguments doivent être nourris par des faits précis, que l'on ne peut pas remettre en cause. Commencez par les points positifs de l'offre du vendeur, les aspects les plus délicats sont abordés par la suite, sans se perdre dans la négociation de détails.

Puis travaillez sur votre posture, sur l'ordre des arguments, sur les objections possibles de votre interlocuteur.

Mais ce n'est jamais aussi facile, vous devrez faire face à l'imprévu, donner des concessions et gérer vos émotions qui peuvent influencer votre comportement, surtout si vous négociez sous pression ou en situation conflictuelle. Heureusement des outils et des solutions existent pour ces différents cas.

Au final vous devrez trouver un consensus pour valider avec votre interlocuteur chaque clause avant de passer à l'étape suivante, en ayant toujours en tête vos objectifs. 


 

Conclusion

L'acheteur doit conclure avant que le vendeur ne lui demande d'autres concessions, il résume à son interlocuteur tous les points convenus. Il doit faire ressortir le fait que chacune des parties est gagnante. Une confirmation écrite devra être rédigée et adressée à votre interlocuteur. 

On peut imager la conclusion de la négociation comme une chaîne composée de maillons : chaque maillon doit être obligatoirement fermé et solide pour pouvoir s'accrocher à l'autre maillon. Chaque objectif atteint doit être validé fermement par les 2 parties avant de passer au suivant. Une fois tous les maillons assemblés solidement, la chaîne est complète et solide. C'est votre conclusion de négociation, qui peut prendre la forme d'un compte rendu ou d'un  contrat. 


Ne pas hésiter à reformuler pour être certain que les 2 parties sont au même niveau de compréhension et donc d'acceptation. 

Ne pas valider une clause si on sent que subsiste un doute ou une incompréhension sur un point. Ce peut être interprété par l'autre partie comme un manque de respect voire une tentative d'escroquerie et la confiance s'envole, avec parfois l'ensemble des points validés avant. 


 

Contrat fournisseur 

C'est la dernière étape après la négociation, synthétiser l'ensemble des termes de la relation commerciale dans un contrat

En l'absence de contrat ce seront d'autres documents qui feront foi : les conditions générales de vente, les conditions générales d'achats, le bon de commande lui même, ... Donc pour éviter un litige il est préférable d'encadrer les relations commerciales entre une société et son fournisseur par un contrat commercial (attention, chaque contrat a ses spécificités : contrat de sous-traitance, contrat de prestation de service, ... )


Pour les sociétés qui ne seraient pas équipées d'un service juridique pour les épauler, nous vous recommandons au minimum de clarifier vos règles de fonctionnement dans un accord logistique simple à faire signer au fournisseur. Il en sera de même pour vos attentes Qualité Fournisseur.


 

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