Processus Achats

Le besoin

La demande d'achats est la première étape d'un processus achats. Pour le traiter, l'acheteur ou l'acheteuse doit disposer d'un panel de fournisseurs. Ou alors connaitre son marché fournisseurs pour identifier rapidement ceux qui sont susceptibles de répondre à son besoin. Pour les achats plus complexes ou techniques, ce besoin devra être exprimé au travers d'un cahier des charges ou de spécifications techniques, avant d'aller chercher de nouveaux fournisseurs.  

Le sourcing 

Le sourcing est un terme anglais quotidiennement utilisé dans la langue française. Il s'agit de trouver une source d'approvisionnement. C'est à dire un fournisseur capable de vous livrer la marchandise que vous recherchez. Mais une recherche fournisseur pertinente et efficace demande de la technicité, des outils et de la méthode. Après avoir analysé votre marché fournisseur, cherchez à qualifier quels peuvent être ceux qui sont capables de répondre à votre besoin. Garder en tête que cela doit se faire dans des conditions avantageuses pour votre entreprise. Le sourcing est une étape primordiale d'un processus achat. 

Request For Quotation 

Une fois que vous aurez établi une liste de fournisseurs capables de vous fournir le produit ou le service que vous recherchez, arrive la troisème étape d'un processus achat, la consultation. Le terme souvent utilisé par les acheteurs est RFQ : Request For Quotation. Il ne faudrait pas le réduire à une demande de prix, car la RFQ est bien plus. Elle demande au fournisseur un ensemble d'éléments technico-économiques permettant de justifier la pertinence de son offre. Plusieurs étapes peuvent être nécessaires pour faire une demande de cotation en bonne et due forme. Mais le temps investi sera vite rentabilisé par la suite dans l'atteinte de vos objectifs. 

L'analyse des offres

L'analyse des offres est une étape important d'un processus achat. Elle est préliminaire à la négociation : être capable de comparer deux offres fournisseurs qui peuvent être très différentes. Il faut tenir compte du prix d'acquisition, mais pas seulement. Les coûts logistiques, d'usage de recyclage, … peuvent être considérés. C’est ce que l’on appelle le coût total de possession ou Total Cost of Ownership. Abrégé en coût total ou TCO. Tous ces éléments peuvent être anticipés si l’acheteur en a tenu compte dans son sourcing fournisseur et dans sa RFQ. L’analyse des offres fournisseurs permet donc de faire le tri pour pré-sélectionner les fournisseurs avec qui initier une négociation. 

La négociation 

C’est une étape incontournable du processus achats, car au-delà de la mise en concurrence de plusieurs fournisseurs, une phase de négociation permet aussi d’aligner plusieurs critères fournisseurs. En négociant avec quelques fournisseurs pré-sélectionnés, l’acheteur leur donne l’opportunité d’améliorer leur offre afin d’obtenir la commande. En fonction des critères définis dans les phases précédentes, la négociation portera sur le prix, le délais, les éléments contractuels, … Une bonne négociation repose sur une solide préparation, la maîtrise de l’entretien et de sa communication non verbale. A l’issue de sa négociation, l’acheteur ou l’acheteuse seront en mesure de prendre leur décision et de choisir avec quel fournisseur partir.

La digitalisation des achats 

Avec toutes ces étapes précédentes, vous ne venez de balayer qu'une partie de votre processus achats. Pour aider l’acheteur dans les différentes étapes de ce processus achats, de nombreux outils ont vu le jour ces dernières années. Ils consistent à digitaliser ces processus pour traiter un plus grand nombre d’information ou gagner en efficacité. Certaines directions achats décideront de digitaliser un seul de ces processus, comme l’e-sourcing ou le Supplier Relationship Management (SRM). D’autres se lanceront dans la digitalisation de plusieurs processus via un projet de transformation. Quel que soit votre objectif, la digitalisation des achats est en marche et des éléments fondamentaux sont à prendre en compte.