RFQ ou Request For Quotation
Boris MARTEL
Consultant formateur
Une RFQ (Request For Quotation) est l’action de demander un prix à un ou plusieurs fournisseurs (on peut utiliser en Français le terme appel d'offre). Le process de RFQ peut être divisé en cinq étapes : la préparation de la RFQ, la phase d’appels d’offres, la pré-sélection, la sélection du fournisseur et la finalisation :
Lorsque vous allez faire votre RFQ, soit votre demande de quotation, il est très important d'avoir au préalable réalisé un sourcing poussé et complet. C'est d'ailleurs à cette étape de recherche fournisseur que sera utilisé l'outil RFI - Request For Information
La préparation d'une RFQ
La préparation de votre RFQ est la partie la plus importante du process de RFQ. Elle doit être faite avec beaucoup d’attention. Sur l’intégralité du process Request For Quotation, 50% du temps devrait être accordé sur la phase de préparation et 50% sur les autres étapes.
Une RFQ doit répondre à quel besoin ?
La première question à se poser est : pourquoi faire cette RFQ ? La définition du besoin (quel type de produit ou service avec-vous besoin) étant faite au préalable, il s'agit de définir ici le but de votre consultation fournisseur. Par exemple, si le besoin est de sécuriser les approvisionnements, il peut être nécessaire de mettre en place un double sourcing. Cela va naturellement définir qui seront les participants de la RFQ. Dans le cas d'une mise en place d'une seconde source d'approvisionnement, vous pourrait être amené à consulter des fournisseurs qui ne sont pas aujourd'hui au panel.
Conseil : suivez vos consultations dans un fichier de suivi afin d'avoir l'ensemble des consultations en cours en un coup d’œil. Vous pouvez utiliser ensuite un onglet par consultation afin de noter tous les détails d'un appel d'offre (le but de la RFQ, les fournisseurs consultés, ceux qui vous ont répondu ou décliné, les négociations qui ont débuté...).
Combien de participants pour ma RFQ ?
Le nombre de participants d'une consultation se situe en général entre 3 et 8. En dessous, le comparatif d'offres risque de ne pas être représentatif du marché. Au-dessus, le nombre de participants peut être difficile à gérer (vous aurez sans doute des questions à répondre à chacun etc...). Pour certaines familles de produits, vous aurez cependant besoin de consulter un nombre important de fournisseurs. Dans ce cas nous vous conseillons d'utilisez des outils digitaux, comme l'e-sourcing, pour vous simplifier la tâche.
Quoi qu'il en soit, définissez le nombre de participants souhaité au préalable. En effet, une Request For Quotation ne s’organise pas de la même manière en fonction du nombre et du type de participants. Définissez votre stratégie: à quels fournisseur(s) vais-je envoyer cette RFQ ? Seulement le panel existant ? Vais-je inclure des outsiders (fournisseurs ne figurant pas au panel) ? Vais-je envoyer cette RFQ uniquement à des prospects ?
Exemple de RFQ
Lorsque vous avez défini quel type de RFQ vous voulez mener à bien, un certain nombre de documents peut être inclus dans votre Request For Quotation. Voici quelques exemples d'informations à inclure dans votre RFQ.
- La description : ici, vous pouvez décrire votre entreprise, le projet ainsi que tout autre information qui vous semble utile d'intégrer. Vous connaissez votre entreprise et le but de votre projet, ce n'est pas forcément le cas du fournisseur avec qui vous communiquez.
- Vos conditions : si vous avez des attentes particulières en terme de logistique et/ou de qualité, indiquez les dès maintenant. Inutile de commencer avec un fournisseur qui n’est pas en phase avec ces attentes. Si vous avez l’habitude de travailler avec un contrat qualité & logistique, vous pouvez directement le joindre avec votre RFQ. Par exemple, en cas d’import, une condition devant absolument apparaître est l’incoterm voulu. S’il n’est pas indiqué ici, le fournisseur répondra avec l’Incoterm qu’il préfère. Vous pouvez avoir accès à la liste des incoterms ainsi qu'un prévisionnel des incoterms 2020 via cet article : Incoterms 2020
- Vos CGA : c'est le moment parfait pour les inclure. Le fournisseur sera au clair avec vos attentes, le plus en amont possible. Pour plus de détail nous vous invitons à lire notre article sur les CGA. Vous y découvrirez que si vous souhaitez que vos CGA prévalent sur les CGV du vendeur, elles devront avoir été validées au préalable de tout échange commercial.
- Un tableau de prix : il est parfois très frustrant de comparer des offres envoyées dans des formats différents. En préparant un tableau où les participants pourront indiquer leurs prix, vous gagnez un temps considérable lorsque vous allez comparer les différentes offres. Si besoin, vous pouvez même inclure une décomposition de prix dans votre tableau. Dans cet article, nous traiterons d'une RFQ simple, sans décomposition de prix.
- Critères de sélection : dans le but de garder votre process transparent auprès de vos fournisseurs, vous pouvez indiquer dés maintenant vos critères de sélection du fournisseur final. Le prix sera certainement un élément, mais les délais de livraison ou de paiement, l’expertise reconnue du fournisseur, des certifications, une démarche RSE … pourront être des critères pertinents.
- Le NDA (Non Disclosure Agreement) ou contrat de confidentialité peut être nécessaire préalablement à l’envoi de la consultation. Surtout si vous échangez avec des fournisseurs que vous ne connaissez pas, ou que vous envoyez des informations sur votre produit ou votre entreprise qui sont jugées confidentielles.
Emettre une Request For Quote
Maintenant que vous avez préparé votre RFQ, vous êtes prêt à l’envoyer aux participants. Envoyez un email contenant tous les documents vus précédemment assortis d’une présentation de votre appel d’offre (qui peut être inscrite directement dans l’email). Il est important que chaque fournisseur reçoive le même email (égalité de traitement des candidats). Inscrivez la dead line de la RFQ (date limite de réponse) directement dans l’email. Vous pouvez également inclure un numéro de demande, le produit concerné, les quantités et l’Incoterm 2020 adapté.
Si certains aspects (comme les détails techniques) sont gérés par un autre service, n’hésitez pas à transmettre les coordonnées dans votre email (cela vous évitera de jouer le rôle de boite aux lettres).
Conseil : Appelez chaque fournisseur afin de vous assurer de la réception de l’email. Cela permet un temps d’échange autour de la RFQ et suscite généralement la motivation du fournisseur à vous répondre.
Traitez chaque participant de manière égale et partagez le même niveau d’information. Par exemple, si un fournisseur vous pose une question technique, vous devez lui répondre et distribuer votre réponse à tous les participants. Durant cette phase, votre travail consistera essentiellement à répondre aux différentes questions que peuvent se poser vos participants.
La pré-sélection d'une RFQ
A la réception des offres, construisez votre tableau comparatif. Il doit faire apparaître le plus clairement possible les prix ainsi que les participants qui ont répondu à votre RFQ. C’est ici que la phase de préparation va payer car, grâce au temps investi en amont, vous recevrez des offres uniforme (se basant sur les mêmes conditions). Vous gagnerez donc un temps précieux. Préférez des tableaux très simples comme celui-ci :
Sur cet exemple, on voit clairement que le fournisseur A et le fournisseur C sortent du lot. Il est très fréquent qu’un ou deux fournisseurs se dégagent. On entre donc dans la phase de pré sélection. Durant cette phase, si vos critères de sélection sont principalement basés sur le prix, vous allez entré en négociation avec le fournisseur A et C (dans notre exemple). Comme vous le savez, l’importance pour réussir ses négociations c’est de se fixer de bons objectifs. Dans ce cas présent, pourquoi ne pas prendre les prix minimums des deux meilleurs fournisseurs en guise d’objectif ?
Remarque : dans certaines entreprises, on utilise le TCO pour parler du Tableau Comparatif des Offres. Dans le langage achats / supply chain, lorsque l'on parle de TCO on fait référence au Total Cost of Ownership, c'est-à-dire la notion du coût complet. Si vous êtes intéressé, nous vous invitons à lire notre article sur le TCO - Total Cost of Ownership
Après la RFQ : la négociation
Invitez ensuite chaque fournisseur pour une session de négociation. Cela peut se faire physiquement ou par téléphone. Nous ne traiterons pas ici le sujet car ce thème à longuement été détaillé. Formation Achats propose un dossier complet sur la négociation composé d'articles et de tutoriels vidéos, afin de vous permettre d'assimiler entièrement la méthodologie F.C.A.
La sélection du fournisseur
Une fois l'étape de négociation passée, vous devez sélectionner le fournisseur final. Cette phase est l’une des phases les plus importantes du process de RFQ (après la préparation). Ici, basé sur vos critères de sélection, vous décidez avec qui vous allez conclure ce projet. Si vous avez fait votre travail en groupe projet, vous pouvez éventuellement inclure les membres du projet afin de prendre la décision collectivement. Le moment de sélectionner le fournisseur final est toujours un moment excitant. Les membres du projet seront intéressés pour participer à ce process.
La finalisation de notre appel d'offre
Vous avez maintenant sélectionné le fournisseur final. Est-ce que le process RFQ est terminé ? Pas exactement. N’hésitez pas à faire un feedback à chacun des participants, pas seulement au fournisseur sélectionné. Après tout, ils ont tous passé du temps sur votre RFQ. Vous pouvez, si vous le souhaitez, leur indiquer verbalement sur quelles références ils se sont placés ainsi que celles où ils ne se sont pas placés. Selon votre niveau de transparence, vous pouvez par exemple leur indiquer le pourcentage d’écart pour chacune des références, etc. Quant au fournisseur sélectionné, vous pouvez le lui indiquer par téléphone ou pendant un RDV. Vous pouvez utilisez une lettre de nomination pour informer votre fournisseur qu’il est retenu. Vous en profiterez pour rappeler toutes vos exigences (qualité, délais, packaging, livraison, prévisionnels, …). Pour que la signature du contrat ne soit qu’une formalité, incluez ces éléments directement dans votre consultation, afin d’éviter les surprises.
Le mot de la fin
Le process de RFQ est un puissant outil dont l’acheteur dispose pour obtenir les prix d’un marché. Les acheteurs se doivent de maîtriser le process de RFQ et de RFI efficacement. La fin d’une phase de RFQ marque le début d’une relation entre l’acheteur et le fournisseur. En fait, c’est là que tout commence !