Connaitre son interlocuteur

Tous les professionnels s’accorderont à dire que la préparation est la partie la plus importante d’une négociation. Les études montrent même que 80% du succès d’une négociation repose sur sa bonne préparation. Ce n’est pas par hasard que les négociateurs du RAID, qui interviennent par exemple en cas de prise d’otage, passent des heures à préparer leur dossier, analyser l’histoire du forcené, parlent à sa famille, … avant d’établir un premier contact.

Or certains acheteurs, surtout lorsqu’ils sont doués pour la négociation, ne prennent pas ce temps et se retrouvent à négocier « au talent ». Cela fonctionne la plupart du temps mais le résultat de la négociation est-il satisfaisant ?

Oublions un instant les facilités que peuvent avoir certains acheteurs et concentrons-nous sur la technique. La préparation est le socle fondamental d’une négociation réussie, elle nécessite de la méthode, des informations et des réflexes (notamment d’anticipation). C’est pour cela qu’à force d’appliquer nos conseils vous allez progressivement développer des automatismes et améliorer vos compétences en négociation.

Connaitre son interlocuteur 

Quel est le pouvoir de décision du vendeur ? Quelles sont ses motivations et celles de son entreprise ?

Vous ne pourrez connaitre les réponses à ces questions que si vous vous êtes intéressés à votre interlocuteur… Il ne s’agit pas de préparer une négociation mais de préparer toutes vos futures négociations. Comment ? En notant rigoureusement toutes les informations qui vous paraissent pertinentes, dans un support créé pour chaque fournisseur. Cette Fiche de Renseignements Fournisseur (FRS) sera complétée dans le temps, au fur et à mesure de vos échanges avec les fournisseurs et vous pourrez vous en servir lors de vos futures phases de préparation.

Un exemple parmi d’autres : connaissez-vous la date de fin d’année fiscale de votre fournisseur ?

Lors d’une négociation ou d’un appel d’offre il n’est pas rare que votre fournisseur vous pose la question « Pensez-vous que la commande pourra être passée avant la fin du mois ? » … question qui peut paraître insignifiante mais qui nous donne une intuition

• La fin de mois ne serait-elle pas la fin de son exercice fiscal ?
• Le commercial a-t-il atteint l’objectif qui lui permet de toucher une prime ?
• Cet objectif concerne-t-il la marge ou le chiffre d’affaire ?

Ces intuitions vous donnent un avantage considérable dans la négociation. Par exemple lors d’une mission, l’achat initial d’une machine de 32K€ est passé à 18K car le commercial était en avance sur son résultat « marge » et en retard sur son chiffre d’affaire. Nous avons utilisé le facteur temps (passage de la commande avant le 31 mars) à notre avantage.

Pour tout savoir sur la négociation découvrez notre formation optimiser ses négociations fournisseurs

Quelques informations intéressantes à collecter : 

• Organisation hiérarchique (qui est le chef de qui) 
• Répartition par secteur d'activité (sont-ils dépendant d'un secteur d'activité ? Travaillent-ils en grande partie pour l'automobile, ou pour le secteur de la santé ?)
• Objectifs de chiffre d'affaires du commercial 

Vous pouvez également apprendre à connaitre vos interlocuteurs : 

• Quelles études ont-ils fait ? Sont-ils plutôt techniques, issus du terrain ou autre ? 
• Quels sont leurs centres d'intérêts en dehors du travail ? Si besoin de détendre l'atmosphère je pourrais rebondir sur ce sujet (un de mes fournisseurs était un amateur de planeur, il suffisait de mentionner ce sport pour qu'il retrouve le sourire). 
• Quel niveau hiérarchique ? Si mon interlocuteur vient en rendez-vous avec son N+1 je prendrais soin de lui présenter mon directeur achats ou le directeur opération en fonction de son niveau hiérarchique. 

On trouve déjà beaucoup d'informations par recherche Google ou LinkedIn. Ensuite pour une négociation stratégique, dans les journaux économiques nationaux ou régionaux ou utilisez votre réseau (vous avez peut-être une connaissance qui pourrait vous renseigner en "OFF" sur la situation de la société, les enjeux stratégiques du moment, ...) 

Le marché doit aussi vous être familier. S’agit-il d’un marché ouvert, monopolistique ou oligopolistique ? Le marché est-il mature, en déclin ou au contraire en croissance ? (N’hésitez pas à relire notre dossier sur le sourcing et l’analyse du marché fournisseur si besoin.)

Vous devez aussi avoir une bonne connaissance de VOTRE organisation interne.

• Comment les achats sont-ils considérés à l’intérieur de votre entreprise ? Par exemple les achats sont-ils au CODIR  et peuvent ils influencer les décisions prises sur la stratégie générale ? 
• Le fournisseur dispose-t-il d'un appuis au sein de votre société qui pourraient interférer dans votre négociation ? 

La connaissance parfaite de votre entreprise, de sa stratégie, des rouages de prises de décisions vous permettront de gagner en efficacité dans votre négociation.

Et enfin vous connaissez-vous suffisamment ? Se connaitre personnellement en tant que négociateur / négociatrice, permet de consolider ses forces et de palier à ses faiblesses.

• Par exemple si je sais que j’ai tendance à trop parler en négociation je vais essayer d’y faire attention et de laisser la parole à mon interlocuteur.
• Attention aux impairs culturels si je négocie dans une autre langue ou dans un autre pays. Voir notre formation sur la négociation multiculturelle pour plus d’information.