Bien préparer son projet SI achat

Comment bien préparer son projet SI achat 

Avoir un alignement stratégique cohérent 

Tout comme une politique achats découle de la politique générale de l'entreprise, une stratégie de digitalisation des achats doit être alignée avec la stratégie de l'entreprise. La théorie voudrait que les objectifs d'entreprise se déclinent en objectifs pour chaque département / service. Votre projet de si achat devra donc être une contribution à ces objectifs. Si tout ceci n'est pas clair dans l'introduction de votre projet, vous devrez vous assurez que vous n'êtes pas en train de travailler sur une mauvaise priorité 

La pertinence du projet (BCase)

Vient ensuite la question de la pertinence, dû à l'investissement que représente votre projet. Vous êtes persuadé que votre projet est valide et qu’il doit être mis en place. Mais si vous étiez le directeur administratif et financier de votre entreprise, dans quel domaine souhaiteriez-vous investir votre trésorerie ? S’il est un point qui fera la différence dans la préparation de votre projet, c’est le calcul du ROI (retour sur investissement). S’il est bien fait, ce dernier représentera un vrai plus dans le choix d’investissement.  Un indicateur également apprécié par les contrôleurs de gestion est le point de rentabilité ;  date à partir de laquelle les gains générés dépasseront les investissements. Ce calcul de rentabilité est loin d’être aisé à réaliser, mais il fera une grande différence lorsque les budgets seront étudiés (et sélectionnés). Mon conseil ici : trouvez des abaques pour estimer vos coûts et mettez en place des règles de calculs simples. Même en détaillant votre justification, avec des calculs complexes et sophistiqués, les chiffres seront toujours discutables.

Est-ce le bon moment pour mettre en place un SI achat 

Pesez-vous enfin la question de l’alignement des planètes ! Est-ce que mon projet tombe au bon moment ? Les organisations avec lesquelles je dois collaborer sont-elles prêtes? Le projet fait-il partie de leurs priorités ? Il n’est pas toujours bon d’être trop en avance sur son temps, ni trop en retard d’ailleurs…

Note : il peut être intéressant de réaliser un benchmarke interne. À titre d’exemple, vous souhaitez mettre en place un projet de master data management ; demandez si les ventes n’ont pas déjà tenté l’expérience. Vous voulez un outil de contract management ? Posez la question aux départements légaux. Ont-ils déjà un outil ? Comment est traité le Customer Relationship Management, avant d’envisager un supplier Relationship Management. Etc…

Le cahier des charges, et comment celui-ci vient appuyer votre stratégie 

C’est décidé, vous vous lancez dans le projet SI achat. Même si pour certains, il s’agit déjà d’un commencement en soi, il reste encore une phase de préparation : établir un bon cahier des charges. Le cahier des charges est l’outil qui vous permettra d’aligner les différentes parties prenantes sur les objectifs et les délivrables de votre projet. S’il est validé, ce sera comme un contrat passé entre le chef de projet et ses sponsors.

Sans entrer dans les détails, vous trouverez ci-dessous quelques chapitres qui peuvent faire partie de votre cahier des charges :

• Un rappel des objectifs
• Le périmètre de votre projet (géographique, fonctionnel, technique) 
• Les hypothèses que vous avez envisagées pour vos calculs 
• Les grandes échéances prévues
• Un rappel du budget
• Les équipes projet 

Vous pourrez ensuite passer à l'étape suivant : choisir et implémenter votre solution 

La recherche du bon éditeur 

Lors de vos recherches d'éditeurs, plusieurs éléments sont à prendre en compte. 

L'éditeur de SI achat, un fournisseur avant tout : 

Comme pour toute sélection d’un fournisseur, assurez-vous que l’éditeur avec lequel vous envisagez de  vous engager est un prestataire que vous auriez pu également choisir dans le cadre d’un sourcing (vous pouvez lire notre article sur le sourcing pour avoir accès à davantage d'informations) plus classique. 

Ce fournisseur peut-il vous accompagner sur le plan international (si pertinent)? Quelle est son organisation de support et est-elle adaptée à votre environnement ? Votre prestataire est-il sain sur le plan financier ? Avez-vous des références d’autres clients pour obtenir des informations ?...

Le prix : l'abonnement fixe et le coût variable 

Pensez bien évidemment à examiner minutieusement la méthode de calcul des licences et les coûts que l'application fera peser sur vos budgets. Il existe différentes méthodes de calculs pour les coûts applicatifs. Et il n'est pas toujours évident de comparer les offres entre elles. Je vous conseillerais de partir sur une ou deux hypothèses claires, en termes de nombres de transactions, d'utilisateurs-cibles et de volumes d'achats que vous ferez passer dans votre outil. 
Deux points qui peuvent avoir leur importance (surtout en cas de difficulté lors du déploiement du projet) : les coûts de désengagement ainsi que les coûts fixes, si aucune utilisation n'est faite de l'outil. Anticiper, c'est gérer ! 

L'outil et la technique 

Enfin, je vous encourage fortement à ne pas vous lancer dans de tels projets sans l'accompagnement de votre direction des systèmes d'information. Nombreux sont les sujets sur lesquels la DSI doit être partie prenante. Les contraintes de sécurité ou la capacité à intégrer de nouveaux outils dans votre environnement IT entreprise existant, ne sont que deux exemples parmi tant d'autres. 

Vous voilà fin prêt pour démarrer votre projet. Montez un comité de pilotage et obteniez le sésame. un dernier conseil pour la route : munissez vous d'un bon chef de projet pour la suite !