Les approvisionnements 

L’approvisionnement est le métronome de l’entreprise puisqu’il donne à la fois le rythme des flux de réception et stockage via l’ordre d’achat auprès des fournisseurs et le rythme de production via l’ordre de fabrication auprès des ateliers de transformation.

LES DIFFÉRENTES MÉTHODES D’APPROVISIONNEMENT

Chaque méthode correspond à un besoin particulier et présente évidement des avantages et des inconvénients. La plus répandue est la méthode du point de commande puisque est utilisée dans votre ERP à travers son système MRP.

Les principaux KPI des approvisionnements et des stocks

Vous le savez, la nature et le niveau de stock sont la résultante de la maîtrise des données de gestions (stock mini, stock maxi, stock de sécurité, quantité économique, quantité multiple et délai de réapprovisionnement). Afin de mesurer les effets directs ou indirects de vos actions, il convient de définir des indicateurs clés de performance ou Key Performance Indicator (KPI) afin de suivre l’évolution des commandes fournisseurs et des stocks.
Je vous propose quelques indicateurs pertinents pour les approvisionnements : niveau de retard, profondeur de retard, consommation des articles, délai moyen, taux de service fournisseur, …
Pour l’analyse et le suivi des stocks je préconise, la valeur du stock, la valeur du stock moyen, la couverture de stock, le taux de rotation, le taux de remplissage, …

La place de l’approvisionnement dans la Supply Chain

La définition de la Supply Chain peut varier d’une entreprise à une autre (certains vous diront qu’elle englobe le processus achat jusqu’à celui de livraison client, d’autres commenceront par le processus approvisionnement, d’autres excluront le processus de production ...). Dans tous les cas la fonction approvisionnement fait partie de la Supply Chain amont, elle a un rôle d’interface entre les prestataires externes (fournisseurs de produits ou de services, sous-traitants de capacités ou de spécialités) et les services de l’entreprise (réception, magasin, production, qualité, méthodes, ADV …).

Nos clients sont toujours plus exigeants, ils nous demandent d’être plus performants en termes de coût/qualité/délai (fiabilité) et de rester réactifs à l’évolution de leurs besoins (agilité). Pour ce faire pas de solution miracle, il est nécessaire de mettre en place un système d’approvisionnement performant qui permet de répondre au besoin client tout en tenant compte de notre impératif économique. Honorer les commandes clients est un impératif, mais il est impossible de le faire à n’importe quel prix ! Produire du stock et espérer qu’il soit suffisant est souvent la solution envisagée par les entreprises. Ne souriez pas, la plupart des entreprises (quelle que soit leur taille) le font encore aujourd’hui malgré leur processus de validation (définition technique, revue de contrat, réunion logistique …).

Qui sommes-nous ?

La Qualité fournisseurs et la qualité achats

Qu’est-ce que c’est que la qualité achats ?

La qualité fournisseurs correspond au processus qualité, normalisé grâce à l’ISO9001, orienté vers les fournisseurs plutôt qu’orienté en interne. La qualité fournisseur permet donc de garantir la réponse aux exigences clients auprès de ses fournisseurs et donc une maîtrise de toute la Supply Chain.  
Cette fonction permet de suivre et d’analyser les performances fournisseurs, de gérer les non-conformités générées sur les produits achetés et de mettre en place des analyses de causes et plans d’actions pour aider les fournisseurs à évoluer et se développer.
Elle permet de trouver la « meilleure façon de produire », c’est à dire produire à une juste qualité avec un process optimisé.​

Pourquoi faire de la qualité fournisseurs ?

Pour garantir la conformité des produits, une entreprise doit être capable de maîtriser ses process et contrôler ses produits autant en interne, qu’auprès de ses fournisseurs. Ainsi, la qualité fournisseurs va permettre de casc​​​​ader les exigences clients auprès des fournisseurs et sous-traitants, pour avoir des produits conformes aux attentes clients.

De plus, la qualité fournisseurs va permettre d’améliorer les performances globales des fournisseurs de l’entreprise grâce à une analyse et un suivi de leurs indicateurs, et ainsi garantir une activité pérenne auprès de leurs clients. Cela permettra par exemple, de diminuer les taux de rebuts sur les produits achetés, grâce à un travail en partenariat avec les fournisseurs.  Cela peut également réduire les coûts de production chez les fournisseurs, grâce à une amélioration de leurs process.

Le suivi et le management de la qualité auprès des fournisseurs va être plus robuste, les exigences clients en termes de qualité vont être développées et étudiées avec les fournisseurs.

Même si les gains réalisés grâce à la qualité fournisseurs restent très difficile à monitorer, il est important de noter que cela va permettre de réduire les coûts des produits achetés grâce à l’amélioration de la relation client-fournisseur, à l’évolution des performances et à la réduction de coûts cachés (comme les coûts de non-qualité, la marchandise abimée, …).

Finalement, la qualité fournisseurs permet une maîtrise en amont des non-conformités pouvant être générées par les fournisseurs, grâce à une gestion des risques avant que les produits soient livrés. Ainsi, un pôle qualité fournisseurs mature permettra le contrôle et la gestion du process chez les fournisseurs, plutôt qu’un contrôle des produits à la réception au sein de l’entreprise.

Enfin la qualité achats permet d’améliorer la relation avec les fournisseurs et ainsi de pérenniser la relation.

Quelles entreprises doivent pratiquer la qualité achats ?

La fonction qualité fournisseurs est un support au service achats. Il est donc préférable d’avoir un service achats, à minima existant, et sinon mature avant de créer le pôle qualité fournisseurs. De plus, il est important que les fournisseurs soient suffisamment matures en termes de qualité pour répondre aux différentes demandes requises par la qualité fournisseurs : recherche de causes racines, mise en place de plan d’actions, …
Cette fonction permet un travail en partenariat avec les fournisseurs, il est donc important que ceux-ci aient la volonté de travailler et de collaborer avec l’entreprise pour permettre un travail efficient.
La stratégie de l’entreprise doit également être tournée vers le service achats et la qualité pour ainsi mettre à disposition les moyens humains et matériels pour cette fonction.

Mettre en place la qualité fournisseur étape par étape

Pour aider et orienter les personnes désireuses de faire évoluer la qualité fournisseurs j’ai créé une matrice de maturité de la qualité fournisseurs. Cela peut donc aller d’une création de poste à un désir de monté en maturité et de développer un poste existant. Inspirée de la matrice « Bruel et Petit », cet outil va permettre de détailler différentes étapes et process pour monter en maturité sur la qualité fournisseurs, réparties sur 6 axes :

• Organisation de la fonction qualité fournisseur
• Gestion des non-conformités
• Suivi des indicateurs
• Organisation des audits fournisseurs
• Processus / procédures & communication
• Outils & informatiques

Cette matrice se veut être un outil d’audit, permettant de situer et de visionner le niveau de maturité de la qualité fournisseurs, mais également un outil pratique permettant de donner des pistes d’actions à mettre en place pour se développer. 

1/Effectuer un état des lieux

Effectuer un audit interne, grâce à la matrice de maturité de la qualité fournisseurs à télécharger ici. Celle-ci vous permettra de poser les bonnes questions, et d’avoir un état des lieux très précis de ce qui est fait ou à faire. Si cette fonction n’existe pas, peut être que certaines tâches sont effectuées par les acheteurs ? Par le service qualité interne ? D’autres services ? Cela va également mettre en lumière les différents moyens et/ou outils déjà existants et à dispositions (utilisés ou non). Ainsi, à la suite de l’audit interne, il sera possible de déterminer le niveau de maturité pour chacune des cinq thématiques. Cela permet de mettre en lumière les actions déjà effectuées en interne, ou à contrario les actions réellement manquantes et donc les actions à mettre en place le plus rapidement possible. 

2/Etablir un plan d’action

Pour la mise en place d’un nouveau projet, il est essentiel de mettre en place un plan d’actions détaillé avec les différentes deadlines pour chacune des tâches établies. La matrice de maturité de la qualité fournisseur va permettre de donner des pistes des actions pouvant être mises en place, en fonction des différents thèmes souhaitant être développés : la gestion des non-conformités, le suivi des indicateurs, l’organisation des audits fournisseurs, les process et procédures mis en place ou les outils à disposition. La matrice vous aidera à visualiser les différentes actions à mettre en place.

Il faudra également présenter, informer et former les différents acteurs internes et externes (fournisseurs, clients internes, acheteurs, …) pour obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes au projet. En parallèle de la mise en place des actions, la conduite du changement au sein de l’entreprise devra êtreintégrée.

3/Bilan d’avancement et nouveaux objectifs

Une fois les différentes actions mises en place, vous pourrez effectuer un second audit, un an plus tard par exemple. Celui-ci devra être réalisé avec la même matrice, pour mettre en lumières les différentes évolutions et les points bloquant du projet. Vous pourrez ainsi mettre à jour votre plan d’action et ainsi entrer dans un processus d’amélioration continue de la fonction.

Exemple d’application de la matrice de maturité fournisseur

Une entreprise dispose d’un service achats assez mature, mais ne possède pas de pilote qualité fournisseurs. En cas de non-conformité produit, une demande de remplacement est demandée par les acheteurs. Les performances ne sont pas suivies. Les audits fournisseurs, si nécessaires, sont réalisés par la qualité interne.

Etat des lieux

Suite à l’audit interne réalisé grâce à la matrice de maturité les niveaux de maturité sont les suivants :

• Organisation de la fonction : niveau 1
• Gestion des non-conformités : niveau 1
• Suivi des indicateurs : niveau 1
• Organisation des audits fournisseurs : niveau 3, réalisé par le service qualité interne
• Processus / procédures & communication : niveau 2
• Outils & informatiques : niveau 1
• Le plan d’action
• Gestion des non-conformités : suivi des non-conformités générées par les fournisseurs, par exemple dans un fichier Excel, recensant le nombre de pièces par rapport aux nombres de pièces commandées, la date, l’explication de la non-conformité, … Cela va permettre d’impacter la performance OQD en pourcentage des fournisseurs.
• Suivi des indicateurs : mise en place de l’indicateurs OQD avec le suivi des NC, mais également suivi de l’OTD pour recenser les différents retards fournisseurs. Le suivi de ces deux indicateurs va pousser les fournisseurs à donner des délais de livraison réalistes ; ainsi que de contrôler plus attentivement les pièces envoyées.
• Organisation des audits fournisseurs : ici il va s’agir de reprendre le sujet des audits fournisseurs auprès de la qualité interne, en utilisant leurs outils et leurs méthodes.
• Processus / procédures & communication : ici encore il va s’agir de s’approprier les procédures relatives à la QF, pour avoir des procédures séparées entre la qualité interne et fournisseurs.
• Outils & informatiques : mise en place des différents outils énoncés dans le niveau 2 pour simplifier le suivi
• Organisation de la fonction : la mise en place des différentes actions va permettre d’augmenter le niveau de l’organisation de la fonction.

Conclusion sur la qualité fournisseur

Dans un environnement toujours plus compétitif, la satisfaction clients est au cœur des attentes de l’entreprise. Un problème au niveau de la qualité des produits livrés va, dans un premier temps être couteux pour l’entreprise (coûts liés à la non-conformité des pièces, à la génération de retard ou de retour clients…) mais va également impacter directement l’image de marque de l’entreprise.  Le pilote qualité fournisseurs va donc permettre de garantir le respect des exigences clients dans les premières étapes de la Supply Chain : auprès des collaborateurs externes, les fournisseurs. 

Les indicateurs de performances (KPI) dans la Supply Chain 

Quels KPI choisir pour  mes achats, ma Supply Chain ou ma chaine logistique ? Cette question revient très souvent et pour cause, la réponse n’est pas aisée, car il existe de nombreux indicateurs, tous pertinents, mais il faut choisir les bons indicateurs au bon moment.

Qu'est ce qu'un KPI ou indicateur de performance ? 

Les indicateurs de performance, aussi appelés KPI pour Key Performance Indicator, peuvent être définis comme un moyen, objectif et concret, de mesurer un élément en évolution. Ces KPI sont souvent accompagnés de targets (des cibles) définies au choix comme :

• Un but prédéterminé et fixé, un objectif (ex : une target fixée à 95% de taux de service)
• Une limite à ne pas atteindre (ex : une limite de 2 rapports de non qualité par fournisseur)

Quel qu’il soit, l’objectif que vous vous fixerez se devra d’être SMART, c’est-à-dire Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et avec une contrainte de Temps.

Comment faut-il présenter un KPI ? 

Une étude de la Wharton School of Business montre que le management visuel accélère la prise de décision de 64% ! Qu’est-ce que cela traduit ? "Un indicateur vaut mieux qu’un roman !" ce qui peut paraître logique, mais encore faut il le mettre en oeuvre. 

Veillez donc à privilégier des indicateurs visuels simples et qui vont droit vers l'objectif fixé; 

Pourquoi utiliser des indicateurs de performances (KPI) ? 

L’utilisation d’indicateurs dans le but de mesurer une performance assure une évaluation constante de l’activité. La conséquence directe, c’est que les fluctuations sont immédiatement visibles et si la performance mesurée évolue dans une mauvaise direction, des actions peuvent être rapidement prises afin de redresser la situation.

Quand un KPI atteint (ou excède) constamment l’objectif visé, vous pouvez alors décider de mettre la barre un peu plus haut et ainsi inspirer votre amélioration. Les KPI sont donc essentiels dans une démarche d’amélioration continue.

Ce qu’il faut retenir : les KPI nous donnent de la visibilité sur l’évaluation qualitative et quantitative de la performance d’une entreprise. Quand ils sont rigoureusement sélectionnés, les KPI montrent ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne mal. Des plans d’actions pourront alors être définis.

Quels KPIs utiliser ? 

Bon les KPI, Ok. Mais lesquels utiliser ?! Une mauvaise sélection de KPI va entrainer un reporting inutile et représentera tout simplement une perte de temps. Les KPI doivent forcément servir de base solide aux utilisateurs. Ils retranscriront les objectifs fixés par l’entreprise. Voici une liste non-exhaustive des règles d’or pour sélectionner des KPI efficacement :

1. Vérifier que les KPIs soient bien en ligne avec les objectifs de l'entreprise
2. Chaque KPI doit avoir son « propriétaire ». Ça peut être une personne ou un groupe de personnes
3. Ils doivent être faciles à comprendre 
4. Les KPIs s'expriment dans des mesures quantifiables 
5. Chaque KPI comporte une target (valeur à atteindre, objectif) ou un treshold (valeur minimum à atteindre) 
6. Les KPIs ne doivent pas se contredire 
7. Les KPIs doivent être actualisés dans une fréquence définie 
8. Plus l'indicateur est visuel, plus il sera compris et interprété rapidement 

Mais comment hiérarchiser ses KPIs 

Un point important est d’arriver à définir une certaine hiérarchie au sein de son portefeuille de KPI. En effet, un indicateur peut être trop général ou au contraire trop détaillé selon le niveau de la personne. Deux voir trois niveaux de hiérarchie peuvent être définis.

Le 1^er niveau de hiérarchie pourrait par exemple être le niveau le plus général décrivant rapidement les principaux indicateurs. Ceux-ci peuvent montrer rapidement où en est le service concernant les objectifs fixés. Cela pourrait par exemple être le coût de la logistique (exprimé en % des ventes), la rotation de stock, le nombre de jour de stock…

Le 2^e niveau de hiérarchie pourrait montrer le détail des fluctuations des KPI de 1^er niveau. C’est un niveau où on trouve des explications des évolutions des KPI de 1^er niveau. C’est à ce niveau que les plans d’actions seront plus détaillés et ciblés. On peut par exemple rencontrer des KPI comme la rotation de stock de produit finis, la rotation de stock des matières premières, coût de transport (en % des ventes), coût de production (en % des ventes) etc...

Bien sûr vous pouvez ajouter d’autres niveaux de hiérarchie mais attention : plus vous rajoutez de niveaux, plus votre système de KPI sera complexe.

Conclusion sur les KPI

Les KPI vont vous aider à piloter votre activité. La sélection ainsi que leur mise en place doivent être mûrement réfléchies afin d’éviter un reporting inutile. Si vous avez des doutes sur l’efficacité d’un KPI, c’est surement parce qu’il n’est pas optimisé à 100%. N’hésitez pas à développer les KPI avec l’ensemble du service concerné afin de collecter les besoins pertinent.