Les approvisionnements
Les approvisionnements
Nous l’avons vu, toutes les entreprises achètent, surtout les entreprises industrielles pour lesquelles les achats représentent une part importante du chiffre d’affaire. Alors que les achats définissent les conditions dans lesquelles l’entreprise se procurera ses composants ou sa matière, le service approvisionnement est en charge de les mettre à la disposition de la production.
Qu’est-ce que les approvisionnements ?
Approvisionner c’est faire en sorte que les marchandises nécessaires à la production soient livrées dans les délais, dans les bonnes quantités et dans les bonnes conditions. A partir de l’expression du besoin (prévisionnel de la demande, niveau de stock, commande spécifique …), l’approvisionnement consiste à produire une commande fournisseur, la transmettre, assurer son suivi, puis transmettre les documents (bon de livraison, ordre de réception, relevé informatique) afin de procéder à la facturation fournisseur.
Cela paraît si simple et pourtant, il suffit de regarder dans une entreprise la liste des retards fournisseurs pour vous convaincre du contraire. Ces entreprises en général maîtrisent bien le processus d’approvisionnement (attention tout de même au délai administratif entre le moment où le besoin est émis et le moment où la commande est envoyée au fournisseur) mais le problème vient plutôt du manque de maîtrise des données de gestion : c’est donc dans l’ERP, dans les paramètres des articles commandés que l’on peut chercher à optimiser ses approvisionnements.
L’approvisionnement est le métronome de l’entreprise puisqu’il donne à la fois le rythme des flux de réception et stockage via l’ordre d’achat auprès des fournisseurs et le rythme de production via l’ordre de fabrication auprès des ateliers de transformation.
LES DIFFÉRENTES MÉTHODES D’APPROVISIONNEMENT
Plusieurs combinaisons sont possibles :
- La méthode d’approvisionnement calendaire : la date et les quantités sont fixes. Par exemple on commande chaque lundi matin une nouvelle boite.
- La méthode de re-complètement : la date est fixe mais la quantité variable. Chaque lundi matin on se pose la question de « combien faut-il commander pour remettre notre stock à flot ? ».
- La méthode du point de commande : la date est variable mais la quantité fixe. Lorsque mon stock atteint un certain niveau je repasse une commande.
- Puis enfin la méthode pour gestion de projet ou gestion à la commande, date et quantité sont variables, on commande lorsqu’on en a besoin.
Chaque méthode correspond à un besoin particulier et présente évidement des avantages et des inconvénients. La plus répandue est la méthode du point de commande puisque est utilisée dans votre ERP à travers son système MRP.
L’impact des approvisionnements pour l’entreprise
Le travail de l’approvisionneur est essentiel pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il permet notamment d’assurer que l’entreprise puisse tenir les délais vis-à-vis de ses clients. 2 solutions pour tenir vos engagements de livraison client dans les délais :
- Avoir du stock de produits finis afin d’être en mesure de livrer le client dès réception de la commande (il n’y a donc pas de délai d’approvisionnement ni de délai de fabrication). C’est ce que fait le boulanger le matin en préparant un stock de baguettes pour la journée.
- Annoncer au client un délai de livraison suffisamment long, pour qu’il couvre délais d’approvisionnement + délai de fabrication (c’est souvent le cas pour les projets à façon, les produits sur mesure, …)
A noter :
- Le délai client est la durée que nous accorde le client entre une commande et sa livraison.
- Le Lead Time est la durée de réalisation en interne d’une commande à partir de sa réception par notre service ADV jusqu’à sa livraison.
- Ainsi, à son niveau, l’approvisionneur peut agir sur 2 leviers de performance de l’entreprise.
1/Lead time
Le délai de livraison est l’un des enjeux de l’approvisionneur. Des approvisionnements optimisés vous aideront à tenir vos engagements clients. A l’inverse, si vos livraisons fournisseurs sont régulièrement en retard, vous aurez du mal à livrer vos clients dans les délais.
Comme précisé sur le schéma, le délai d’approvisionnement est l’une des composantes du lead time. L’approvisionneur peut donc influer le lead time, en fonction de ses délais d’approvisionnement.
Pour tenir les délais les entreprises auront tendance à stocker de la matière première mais avant toute décision de mise en stock d’un article, il faut comparer le délai client au Lead Time de cette même commande client. En effet :
- Si délai annoncé au client > Lead Time, il n’est pas nécessaire de faire du stock : nous avons la capacité de réaliser la commande sous le délai demandé par le client.
- C’est le mode de gestion « à la commande », qui ne nécessite pas de stock produit fini.
- Si votre Lead time > délai client, vous n’avez pas le choix il est impératif de procéder à une gestion de la matière première sur stock, afin de réduire le délai d’approvisionnement.
2/Valeur de stock
Quelles que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leur organisation, de nombreuses entreprises rencontrent au quotidien des problématiques de rupture de flux. Une pièce ou un composant qui manque et c’est la chaîne de production qui est arrêtée, engendrant des coûts supplémentaires non prévus dans les coûts de revient.
Pour les grands donneurs d’ordres organisés en ligne d’assemblage, la rupture de flux est interdite ! Il est donc essentiel de maîtriser ses stocks par le contrôle de ses approvisionnements, car c’est bien la fonction approvisionnement qui pilote le besoin de stockage et pas l’inverse !
Dans la plupart des cas l’entreprise décidera de disposer d’un stock de matière première et d’un stock de produit fini, afin d’être en mesure de réduire son lead time. Mais attention à ce que le niveau de stock soit calculé au plus juste. Nous aborderons dans un autre article les méthodes de calcul et d’optimisation du stock afin qu’il soit suffisant pour satisfaire le besoin, et éviter de créer un sur stock que vous mettriez plusieurs mois à écouler.
La gestion du niveau de stock est donc une des préoccupations majeures de l’approvisionneur.
On ne peut malheureusement pas augmenter indéfiniment le niveau de stock, car lorsque la valeur de votre stock (actif circulant) augmente, elle augmente aussi votre Besoin de Fond de Roulement (cf. bilan financier). Cela veut dire que l’entreprise immobilise de la trésorerie, ou dans le pire des cas elle doit faire appel à l’emprunt ! L’enjeu financier est donc de taille, c’est la raison pour laquelle nous devons maîtriser notre niveau de stock.
Les principaux KPI des approvisionnements et des stocks
Vous le savez, la nature et le niveau de stock sont la résultante de la maîtrise des données de gestions (stock mini, stock maxi, stock de sécurité, quantité économique, quantité multiple et délai de réapprovisionnement). Afin de mesurer les effets directs ou indirects de vos actions, il convient de définir des indicateurs clés de performance ou Key Performance Indicator (KPI) afin de suivre l’évolution des commandes fournisseurs et des stocks.
Je vous propose quelques indicateurs pertinents pour les approvisionnements : niveau de retard, profondeur de retard, consommation des articles, délai moyen, taux de service fournisseur, …
Pour l’analyse et le suivi des stocks je préconise, la valeur du stock, la valeur du stock moyen, la couverture de stock, le taux de rotation, le taux de remplissage, …
La place de l’approvisionnement dans la Supply Chain
La définition de la Supply Chain peut varier d’une entreprise à une autre (certains vous diront qu’elle englobe le processus achat jusqu’à celui de livraison client, d’autres commenceront par le processus approvisionnement, d’autres excluront le processus de production ...). Dans tous les cas la fonction approvisionnement fait partie de la Supply Chain amont, elle a un rôle d’interface entre les prestataires externes (fournisseurs de produits ou de services, sous-traitants de capacités ou de spécialités) et les services de l’entreprise (réception, magasin, production, qualité, méthodes, ADV …).
Nos clients sont toujours plus exigeants, ils nous demandent d’être plus performants en termes de coût/qualité/délai (fiabilité) et de rester réactifs à l’évolution de leurs besoins (agilité). Pour ce faire pas de solution miracle, il est nécessaire de mettre en place un système d’approvisionnement performant qui permet de répondre au besoin client tout en tenant compte de notre impératif économique. Honorer les commandes clients est un impératif, mais il est impossible de le faire à n’importe quel prix ! Produire du stock et espérer qu’il soit suffisant est souvent la solution envisagée par les entreprises. Ne souriez pas, la plupart des entreprises (quelle que soit leur taille) le font encore aujourd’hui malgré leur processus de validation (définition technique, revue de contrat, réunion logistique …).
Qui sommes-nous ?
Stéphane Chambard, Consultant Formateur indépendant Stéphane est expert des thématiques Supply Chain et Performance Industrielle. Avant de se diriger vers le conseil et la formation, il exerce durant plus de vingt ans dans l’industrie et plus particulièrement dans le secteur de la sous traitance.
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