Comment valoriser les gains achats ? 

En entreprise, on peut difficilement dissocier le mot "achats" avec celui "d’économies" . L’acheteur, de par sa fonction, doit dépenser de l’argent pour son entreprise … mais de manière intelligente, car comme le disent certains acheteurs "la meilleure dépense est celle qu’on ne fait pas".

Qu'est ce qu'un gain achats ?

Le gain sur achats n’est pas facile à définir, mais il est essentiel de le valoriser car il permet de mettre en avant une partie du travail réalisé par l’acheteur (les autres parties étant entre autre la gestion des risques, la pérennité de la relation client fournisseur…).

Si vous entendez vos collègues vous parler de gains en achats, demandez-leur si c’est une économie ou une non-dépense. La frontière entre les deux est souvent proche, sauront-ils faire la différence ? Vous serez peut être surpris.

Commençons par le plus simple, l’économie.

Comment calculer une économie ? 

Economiser c’est dépenser moins que ce que l’on payait habituellement pour un produit ou un service donné. L’économie se base donc sur du factuel. Je m’explique 😉

Aujourd’hui vous payez 40 € d’abonnement pour chaque ligne téléphonique de vos collaborateurs.

Grâce à votre talent d’acheteur, et sûrement aussi grâce à votre fidélité, vous arrivez à négocier ce prix à 35 €.

Initialement, vous dépensiez 40 €, c’est factuel, et c’est de la dépense, maintenant, vous dépensez 5€ de moins, vous faites donc une économie de 5€ par mois et par ligne téléphonique. Ce gain est à qualifier comme une économie.

L’économie est souvent valorisée de manière annuelle.

Economie = dépense annuelle avant intervention de l’acheteur – dépense annuelle après intervention de l’acheteur

Quand parle-t-on de non dépense ? 

La non dépense c’est ce que vous avez réussi à ne pas faire payer à votre entreprise. C’est d’ailleurs ce que vous trouverez le plus dans les achats indirects. Commençons avec des exemples :

​Exemple 1 : 

Vous devez acheter une licence d’un logiciel d’une valeur de 20 000 €.

Dans votre négociation, le commercial vous offre la maintenance pour 3 ans (d’une valeur de 1 500 €).

Vous devrez toujours dépenser 20 000 € pour la licence, mais vous ne dépensez pas plus pour avoir la maintenance. Vous avez bien gagné 1 500€ dans votre négociation, mais il s’agit d’une non dépense.

​Exemple 2 : ​​

Tous les mois, vous payez 1 000 € de prestations de ménage.

Le mois prochain, votre prestataire vous informe que vous devrez payer 50 € supplémentaires par mois pour faire face à la hausse des matières premières et aux augmentations de salaires.
Ici aussi, en tant que super acheteur, vous arrivez à négocier pour rester sur le même tarif. Ce n’est pas une économie, car ce n’est pas de l’argent que vous dépensiez, mais c’est de l’argent que vous n’allez pas dépenser. Nous la qualifions aussi de non dépense.

Quelle différence entre économie et non dépense ? 

Une économie est donc une dépense que vous ne ferez plus, tandis qu’une non dépense est un achats que vous n’aurez pas à faire.

Pour résumer de manière triviale
Une économie : l’acheteur a 1€ dans son portefeuille, il le dépense quotidiennement dans l’achat d’une baguette. Mais aujourd’hui, la boulangère est gentille, elle lui fait la baguette à 0,80€.Il a donc 0,20 € dans son portefeuille, il fait une économie de 0,20 €. 

Une non dépense : l’acheteur a 1€ dans son portefeuille, il le dépense quotidiennement dans l’achat d’une baguette. Mais aujourd’hui, la boulangère est gentille, en plus de sa baguette à 1€, elle lui offre une sucette d’une valeur de 0,10 €.
Il n’a donc plus rien dans son portefeuille, mais repart avec une non dépense de 0,10 €. 

​​Pourquoi différencier économie et non dépense ? 

Dans une entreprise bien structurée sur l’aspect comptable, la différence est très importante.

L’économie est censée être visible dans l’état comptable.

Si en 2018 vous dépensiez 15 000 € de packaging, et que vous annoncez 5000 € d’économies à votre contrôleur de gestion, vous devriez normalement ne dépenser que 10 000 € en 2019.

Si c’est le cas, c’est-à-dire que vous dépensez seulement 10 000 €, vous êtes bien dans le cas de l’économie.

Par contre, si votre fournisseur vous avait annoncé 20 000 € de dépenses, et que votre négociation vous permet de rester à 15 000 €, vous ne pouvez pas dire à votre contrôleur de gestion que c’est une économie.

Pourquoi ? Car dans son état comptable il verra toujours la dépense de 15 000 €. Il n’y a donc aucun changement par rapport à l’année N -1.

C’est pour cela, que l’on qualifiera cette négociation de non dépense.

D’ailleurs ce sujet de valorisation des gains sur achats est une discussion sans fin entre les services achats et les directions financières, car il est extrêmement rare (voire impossible ?) qu’une entreprise achète exactement les mêmes choses d’une année sur l’autre (c’est ce que l’on appelle le mix produit). Il n’est donc jamais facile pour le contrôle de gestion de voir ces gains dans la comptabilité. Service achats et finance doivent ainsi travailler ensemble pour établir des règles de calcul et de valorisation.

Comment valoriser une non dépense ? 

Quand on travaille sur un nouveau projet, il n’y a pas forcément de dépense de référence (si ce produit ou ce service n’a jamais été acheté par le passé) et parfois il n‘y a pas de budget. Sans ces éléments de référence, difficile pour l’acheteur de justifier s’il a fait ou non une économie. Pour autant, nous réalisons un gain quand nous trouvons un fournisseur moins cher qu’un autre n’est-ce pas ? alors pourquoi ne pas le quantifier ?

Prenons un exemple.

Vous êtes acheteur pour une grande marque de vêtements, et on vous demande de sourcer de l’ameublement pour vos nouvelles boutiques.

Vous trouvez trois fournisseurs.

Fournisseur 1 : le package est vendu 10 000€.

Fournisseur 2 : le package est vendu 12 000€.

Fournisseur 3 : le package est vendu 15 000€.

Bien sûr, à caractéristiques complètement identiques, vous n’allez pas prendre le fournisseur 3.

Pour autant, vous avez passé du temps à faire faire des devis. Cette action est potentiellement quantifiable.

Valoriser vos gains grâce à la méthode du benchmark ? 

Voici une méthode de calcul pour valoriser vos gains lorsqu'il ne s'agit pas d'une économie : 

1. Définir le prix marché 

Différentes méthodes sont possibles, ici nous allons utiliser le prix moyen des offres fournisseurs reçues. Attention, il faut qu’il n’y ait aucune différence technique entre les offres fournisseurs et au moins 3 fournisseurs pour que le calcul soit pertinent.

Vous calculez ensuite simplement la moyenne : (10 000 + 12 000 + 15 000) / 3 = 12 330

Nous pouvons donc dire, dans ce cas, que le prix marché est de 12 333 €.

Nota Bene : Si vous avez 5 devis ou plus, vous pourriez éliminer l’offre la plus haute ainsi que l’offre la plus basse et définir le prix marché comme étant la moyenne des autres offres fournisseurs.

2. Faire la différence du prix acheté et du prix marché 

Maintenant que vous connaissez le prix marché, à niveau technique équivalent, l’offre la moins disante est celle du fournisseur 1.

Le gain réalisé sur cette consultation est de 2 333 €. Il faut soustraire au prix marché le prix que vous allez payer pour le produit ou service.

12 333 – 10 000 = 2 333€

Calculer ce type de gain n’est pas quelque chose de courant pour les entreprises, néanmoins il permet de valoriser une action faite par les acheteurs.

Il faut par contre veiller à prendre un prix marché cohérent et ne pas prendre le prix de l’offre la plus chère. Il faut également faire attention à comparer des offres complètement identiques.

 Le mot de la fin 

Vous connaissez maintenant quelques méthodes traditionnelles pour valoriser vos gains achats.

Dans un premier temps, rapprochez-vous de votre direction financière afin de voir comment sont comptabilisées les économies et les non-dépenses.

Faites aussi le point sur la définition qu’ils peuvent avoir de ces 2 points, afin d’avoir la même règle de calcul.

Cependant, pensez à valoriser dans votre outil de suivi à la fois vos économies et vos non-dépenses. Une non-dépense peut également se justifier entre 2 devis, avant et après négociation, pensez-y.