Cahier des charges et définition du besoin

Etape fondamentale du processus achats, la définition du besoin et la rédaction du cahier des charges fait partie du métier de l'acheteur. 

La demande d'achat 

Le processus achats commence lorsque quelqu'un identifie un besoin dans l'organisation. Ce dernier peut être résolu en achetant un bien ou un service. N'importe qui, dans l'organisation, peut être à la base d'une demande d'achats. Cela peut aller d'une demande d'un bureau d'étude pour élaborer un prototype, d'un technicien SAV ou même d'un PDG qui souhaite agrandir ses locaux. Le service commercial, au contact régulier des demandes clients, peut aussi identifier des nouveaux besoins que l'entreprise pourrait combler. En proposant un nouveau produit ou service par exemple. 

Dans chaque cas, le besoin doit être clairement rapporté au service achats afin que l'acheteur puisse traiter la demande. Il existe d'ailleurs des solutions digitalisées qui permettent de suivre en ligne le processus des demandes d'achats. L'initiateur inscrit son besoin (nouvel outil, prototype d'une pièce etc) et la demande est automatiquement adressée à l'acheteur concerne qui peut sourcer, consulter... 

Conseil : formaliser son processus achats permet de simplifier l'acte d'achat global. Attention néanmoins, ce n'est pas toujours le cas. un besoin peut ainsi apparaître à la machine à café de manière informelle, charge à vous de faire formaliser cette demande. 

Le préambule à un cahier des charges : la définition du besoin

Après qu'un besoin soit identifié, on rentre dans un processus de définition du besoin. Cette phase est l'une des étapes clés du processus achats et va déboucher sur la rédaction du cahier des charges techniques. Une bonne définition du besoin va permettre de pouvoir rechercher et consulter efficacement des fournisseurs. Au contraire, une mauvaise définition du besoin peut par exemple restreindre la recherche de fournisseurs. Par exemple, ne vous est-il pas arrivé de recevoir d'un service technique une demande d'achat indiquant simplement une référence et le fournisseur chez qui l'approvisionner ? Lorsque le service achats reçoit un besoin décrit de la sorte, il ne peut consulter qu'un seul fournisseur. Cela limite donc grandement sa faculté de négociation. 

La description générale du besoin consiste à le décrire le plus globalement possible. Par exemple, il peut s'agir du besoin d'un nouvel outil afin d'effectuer un vissage spécial. Cette description peut inclure les attentes principales que le produit/service doit satisfaire, une idée du volume annuel et une description du contexte (le problème, les services concernés par cette demande, le budget alloué...) C'est la phase préliminaire afin de rédiger le cahier des charges. 

Exprimer le besoin sans cahier des charges 

Avant de rédiger le cahier des charges, le besoin doit être le plus clair possible et de préférence figé (en dehors des cas de développement de nouveaux produits, assurez-vous avec votre service technique que le besoin ne va pas évoluer). Le cahier des charges représente l'ensemble des documents nécessaires pour que le fournisseur puisse effectuer une offre technico-économique, dans les meilleurs conditions. Le type de cahier dépend du produit ou service que l'on souhaite obtenir. Par exemple, celui d'un câble peut inclure des normes alors que celui d'un élément mécanique sera plutôt constitué d'un plan. L'important, c'est que la définition du besoin soit claire. On distingue trois niveaux de clarifications. 

Une référence et un fournisseur 

 Parfois, il n'est pas nécessaire de constituer un long cahier des charges pour clarifier un besoin. Par exemple, si l'ingénieur à besoin d'une vis précise, il peut simplement donner la référence qu'il souhaite (ou équivalent). A noter que même dans les cas très simples, il est toujours possible de définir le besoin autrement, nous le verrons par la suite. Si l'acheteur reçoit simplement une référence à consulter, cela ne va pas affecter le processus achats global (il pourra consulter seulement des fournisseurs spécifiques par exemple). 

Attention : certaines personnes pensent bien faire en envoyant à l'acheteur une référence avec un fournisseur et un devis. Cela ne va pas du tout aider le travail de l'acheteur; il va au contraire devoir se lier avec un fournisseur qui n'est peut-être même pas dans son panel. Charge à l'acheteur de redéfinir le besoin avec l'initiateur afin de lancer une consultation qui ait du sens. 

Spécification du besoin (data sheet, plan) sans cahier des charges 

A ce niveau, la description du besoin est plus poussée. Sa spécification va représenter l'ensemble des éléments pour réaliser une pièce. Cela peut par exemple être un plan mécanique pour une pièce avec l'ensemble des traitements et contraintes. L'acheteur peut alors consulter les fournisseurs capables de réaliser ces éléments. On remarque que plus le besoin est spécifié de manière globale, plus l'acheteur a la possibilité de réaliser un processus achats efficient. C'est pourquoi l'acheteur doit se trouver le plus en amont possible dans l'ensemble du process. Nous reviendrons sur ce sujet. 

Le cahier des charges pour spécifier son besoin 

La rédaction d'un cahier des charges (CdC) peut être appréhendé avec l'Hexamètre de Quiintilien : le fameux QQCQCCP. Cet outil sert à décrire un besoin sous tous ses angles, donc il est parfaitement adapté pour rédiger un cahier des charges. 

Qui ? ou plutôt pour qui ? Avant de commencer votre CdC, réfléchissez à qui vous vous adressez. Vous adapterez votre langage et notamment le niveau technique du CdC en fonction. 

Quoi ? le quoi représente une des partie les plus importantes du CdC. C'est la clarification du besoin. Indiquez ici ce que vous attendez précisément. Comme nous allons le voir, on peut soir décrire le plus précisément possible ce qu'on attend du produit/service (cahier des charges technique), soit décrire la fonction que l'on attend (cahier des charges fonctionnel).

Où ? le où peut représenter le périmètre du besoin. Il peut aussi représenter un lieu géographique, un environnement, un contexte. 

Quand ? le quand peut représenter la date, le planning, les jalons, la durée, la fréquence... on voit que c'est à nous d'adapter cet outil au besoin en question. 

Comment ? il représente les moyens mis en jeu, le matériel, l'équipement, la procédure, le référentiel... 

Combien ? cela peut représenter le budget que l'on s'est fixé, ou alors la prévision de consommation annuelle d'une pièce

Pourquoi ? on parlera ici de l'intérêt, de la politique, la stratégie, l'objectif, la motivation... 

 Le QQOQCCP est un outil puissant. Lorsque vous vous poserez l'ensemble de ces questions, cela va vous permettre d'avoir les sections principales. Comme vu dans le "Quoi" il y a plusieurs façon de clarifier ce qu'on attend : le cahier des charges descriptif et le cahier des charges fonctionnel. 

Le cahier des charges descriptif 

Il décrit une demande en terme de solutions et de moyens de réalisation. Globalement un cahier des charges techniques spécifie le besoin général et le besoin individuel. 

• Spécifications générales : description du produit par fonctions et critères de qualité. Dans cette section, on peut retrouver l'objectif du CdC, la confidentialité de celui-ci, le respect des contraintes légales, les critères qualité à remplir, les caractéristiques fonctionnelles, les conditions d'expédition et d'identification, le délai et planning de livraison, le contrôle qualité et garantie. 
• Spécifications individuelles : points spécifiques à certaines références. On peut retrouver ici une liste décrivant le plus précisément possible la référence en question. Cela peut être un plan décrivant une pièce mécanique, une liste de normes à respecter etc... 

Le cahier des charges fonctionnel 

Le cahier des charges fonctionnel décrit une demande en terme de besoins et de services attendus. Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) d'un projet est un document par lequel la maîtrise d'ouvrage exprime son besoin pour le projet. 

Ce besoin doit être formulé en termes de fonctions que le futur utilisateur aura à accomplir, ou que le système devra accomplir pour lui. 

Prenons l'exemple d'un style, je peux décrire mon besoin : taille matière, couleur... mais le besoin fonctionnel est de laisser une trace sur un papier, de pouvoir être tenu entre les doigts. 

Le cahier des charges fonctionnel permet de : 

• provoquer chez le concepteur/prestataire la conception et la réalisation du produit le plus efficient 
• faciliter le dépouillement des propositions des prestataires 
• favoriser le dialogue entre les partenaires 

Ouvrir le champ des possibles 

Basiquement, plus un cahier des charges laisse la possibilité aux fournisseurs d'offrir plusieurs solutions, plus le processus achats sera efficace. Un "bon" cahier des charges devrait donc ouvrir le champ des possibles et laisser une certaine liberté de réponses pour les fournisseurs. 
Étudions la différence entre deux cahiers des charges dans le but de concevoir une maison. 

Premier cahier des charges : le cdc descriptif : 
"concevoir une habitation dimensionnée pour une famille de 4 personnes sur un terrain de 200m². Elle devra avoir un coût inférieur à 200 000€, une consommation énergétiques inférieur à 150 kWh / m² / an, et utilisera des matériaux conformes à la norme HQE. Le style sera conforme à l’architecture traditionnelle des maisons locales..." 

Qu’est-ce qui change ici ? C’est la liberté que peut prendre l’architecte dans l’élaboration d’un ou plusieurs plans. Ici, il va concevoir plusieurs idées de maisons et au final, le client se verra proposer plusieurs choses auxquelles il n’aurait pas forcément imaginé. Cela n’empêchera pas l’acheteur, à réception de ces propositions, d’y apporter des modifications (par exemple le nombre de chambres ou la taille du séjour).

Le cahier des charges fonctionnel pousse donc le fournisseur à innover dans l’approche de ses propositions.

Analyse de la valeur 

Pour aller plus loin, nous pourrions dépasser la notion de fonction et repenser à la valeur que le produit ou service doit rendre. C’est cette technique qui est utilisée pour concevoir des innovations.

Un exemple trivial : alors que le cahier des charges fonctionnel d’un style préciserait qu’il doit être tenu à la main, laisser une trace d’encre sur une feuille, … L’analyse de la valeur d’un stylo est de communiquer par écrit ! Voir le besoin sous cet angle permet d’envisager d’autres modes de communication : la machine à écrire, l’ordinateur, le sms, …

Les achats en amont 

A votre avis, quel type de cahier des charges les acheteurs préfèrent ? Comme dit précédemment, certaines personnes pensent aider le service achats en donnant comme cahier des charges une référence avec un fournisseur et parfois même un devis. On se rend compte très vite de la limite d’action de l’acheteur. Il ne va pouvoir consulter qu’un seul fournisseur et obtiendra qu’une seule solution. De plus lorsque le fournisseur a déjà réalisé un devis auprès d’un service technique (bureau d’étude, SAV, maintenance, …) la marge de négociation de l’acheteur est très limitée.

Imaginons maintenant que les achats participent à la définition du besoin. Le cahier des charges va naturellement se diriger vers un cahier des charges fonctionnel laissant le champ des possibles aux fournisseurs consultés et laissant notamment la place aux innovations. L’acheteur pourra même demander conseil aux différents fournisseurs pour construire une définition du besoin cohérente aux vues des différentes solutions que peut proposer le marché. Comme vous pouvez l’imaginer, le TCO sera nettement plus intéressant.

Le schéma ci-dessous donne une représentation de cela :