Quatre éléments clés pour réussir votre négociation

Négocier est une compétence que nous utilisions chaque jour, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. Cette discipline est aujourd'hui considérée comme un métier, et il faut avoir des compétences ciblées et précises. Nous vous proposons donc 4 éléments que nous jugeons primordiaux afin d'augmenter vos chances de réussir votre négociation. 

1) La convivialité 

2) Créer un climat favorable à l'échange et à la négociation

Afin de savoir comment réussir une négociation il est indispensable de savoir qu'il est nécessaire de créer un moment convivial avec votre fournisseur car la qualité de la relation acheteur/fournisseur est proportionnelle à la qualité des négociations. 

La négociation reste un échange entre deux être humains cherchant à se mettre d'accord. Ils cherchent des solutions dans un esprit gagnant/gagnant. Pour créer un climat favorable il suffit d'échanger des banalités pertinentes pour se mettre en chauffe. Que ce soit autour d'éléments professionnels ou personnes (cela va dépendre de la relation installée). 

Il est également évident de respecter l'heure de rendez-vous afin de créer une bonne ambiance pour réussir votre négociation. Respecter l'horaire c'est respecter l'invité qui fait de la route pour arriver à l'heure. C'est également montrer à votre partenaire que l'on peut compter sur vous, que vous êtes fiable. C'est la base du respect, mais également la base d'une bonne négociation. Ne créons pas de tentions inutiles. 

On négocie mieux avec un fournisseur lorsque l’on a de bonnes relations. Entre autres, offrir un café ! Cela peut paraître normal pour certains mais pas du tout pour d'autres. Pourtant ce petit détail peut faire la différence … Témoignage de Albert, commercial « Je l’ai vécu lors d’un rendez-vous sur paris, après 2 heures de train et 1 heure de transport nous avons été conduit directement en salle de négociation et sommes rentrés directement dans le vif du sujet. Pour être plus efficace en m’étant levé à 5h du matin j’aurais bien apprécié un petit café … ».

Bon à noter : il faut faire attention aux subtilités des relations avec un partenaire étranger, le tutoiement peut être bien vu, voir obligatoire. Dans certains pays (Amérique Latine par exemple) le code vestimentaire est un élément à prendre en compte et peut être dans certain cas un acte de respect, tout comme la façon dont vous allez serrer la main peut en dire beaucoup de chose. En bref, tenez compte du contexte multiculturel et des différences au niveau des habitudes et des rituels. C'est une clé pour réussir une négociation. 

3) Préparer vos négociations  

La suite de cet article pour savoir comment réussir une négociation va porter sur l'avant entretien. Regardez votre fournisseur dans la salle d’attente. Comment se tient-il ? Est-il en train de faire des yeux doux à la standardiste ? Ou bien s’intéresse-t-il aux brochures de la société posées sur la table ? Regarde-t-il les informations inscrites au mur ? Ces éléments sont des indicateurs sur la personnalité de votre interlocuteur dont vous pourriez tirer partie pendant la négociation. D’où l’intérêt de démarrer par un échange cordial, dans un tiers lieu, en dehors d’une salle de négociation, par exemple autour de la machine à café.

Par exemple un cadre dirigeant de Schneider nous racontait : "On a démonté un bureau pour en faire un bar. Les commerciaux avaient le leur pour les clients. Cela avait du sens que l'on en fasse un pour les fournisseurs : boissons chaudes, froids. On s'y retrouvait avant de démarrer les réunion, échanger des informations en Off etc... C'est souvent là que se jouait le destin des fournisseurs."

En effet, en dehors d'un cadre classique de négociation votre interlocuteur sera plus enclin à communiquer sur la situation de son entreprise, les nouveautés, etc... qu'il ne pourrait le faire en salle de négociation. 

Profitez-en pour faire visiter vos locaux ou votre outil de production au fournisseur, à inclure votre management ou votre direction à cet échange informel afin de tisser des liens.

Dans cette phase le questionnement sera plutôt ouvert, c’est-à-dire qu’il incitera votre interlocuteur à se découvrir. Au plus il parle au plus il est susceptible de vous transmettre des informations. Par exemple Quelle est la stratégie de votre groupe ? Parlez-moi svp de votre activité commerciale actuelle ?
Si au contraire vous souhaitez utiliser cette phase pour vérifier des informations, utilisées des questions dites semi-fermées, c’est-à-dire que le format de réponse est formaté et ne permet pas à votre interlocuteur de s’éparpiller. Par exemple Quelle est votre capacité de production (pcs/h) ? Quel organisme accréditeur utilisez-vous ?

Vous pouvez aussi vérifier une information en affirmant le contraire. On appelle cela « prêcher le faux pour savoir le vrai ». Par exemple Il parait que votre site en république tchèque pourrait être vendu ? S’il y a un fond de vérité votre interlocuteur ne voudra perdre sa crédibilité et devrait vous amener des informations intéressantes.

4) Soyez celui qui va initier la négociation 

Le dernier point que nous allons aborder pour vous permettre de découvrir comment réussir une négociation concerne le début de l'entretien. Pour assurer la qualité de votre négociation, comme pour toute réunion, envoyez un ordre du jour préalable afin de réserver le temps nécessaire. Réservez un lieu de réunion "au calme", échangez des cartes de visites si nécessaire

Pour commencer ne pas hésitez à réaliser une présentation de votre entreprise. Une détaillée pour les nouveaux fournisseurs mais une autre pour tenir au courant les fournisseurs existants de l'évolution de votre société. 

• La première pourra être utilisée pour présenter l’activité, l’entreprise et vos attentes aux fournisseurs qui ne vous connaissent pas encore (autre avantage elle vous permettra de concentrer les rendez-vous de prospection avec les fournisseurs potentiel sur 45’ 

• L'autre plus orienté stratégie Achats partagera avec les fournisseurs vos objectifs et invitera à prendre action. LE CA, la répartition par famille (frs/CA). Il est important que le fournisseur se sente inclus dans la réflexion. Il doit également pouvoir trouver les moyens pour accompagner la stratégie achats et donc celle de l'entreprise. 

En présentant votre entreprise vous faites la différence et donnez envie à votre fournisseur de collaborer avec vous. Vous avez la possibilité de faire passer des messages (par exemple nos conditions de paiement standard sont 45j net) et de récolter des informations.

Avant de rentrer dans l‘argumentation, commencez par rappeler objectivement les points d’accord. Cela vous permettra d’initier une dynamique positive (le succès appelle le succès). Ensuite capitalisez sur les points forts de votre fournisseurs (son excellent niveau de qualité, ses délais de livraison irréprochables, …) : une fois cités en préambule de la discussion votre interlocuteur ne pourra plus les utiliser comme des arguments.

Il serait contre-productif de démarrer un entretien par les points négatifs : « vous êtes trop cher, toujours en retard et avec des problèmes qualité ». On introduit naturellement chez le vendeur de la suspicion qui peut se demander, dans ces conditions, s’il est vraiment nécessaire de négocier.