Comprendre l'esourcing et son enjeu 

Vous envisagez la mise en place d’un outil d’eSourcing mais vous vous posez encore beaucoup de questions sur le pourquoi ou comment le faire ? Alors cet article est fait pour vous.

Jusqu'où s'étend le périmètre fonctionnel d'un projet d'esourcing 

La recherche d'un fournisseur (traduction littérale pour Sourcing) peut se faire dans un cadre plus ou moins libre (lié à la politique achat) et par conséquent peut être outillée de différentes façons suivant les entreprises. Cette activité sera accompagnée d'un outil informatique pour la version numérisée (eSourcing). La base de l'eSourcing est donc la recherche de la qualification d'un fournisseur. 

La recherche de fournisseurs : la base de l'activité de sourcing 

Elle peut se faire de différentes façons. En effet, chercher un fournisseur pour un article ou un service en particulier peut se faire aussi bien en participant à des salons spécialisés que par une recherche via son explorateur internet. 
Cependant, pour être plus efficace, notez qu'il existe des éditeurs de solutions eAchat qui proposent aussi ce que l'on appelle un supplier network (réseau de fournisseurs). Via ces suppliers network, vous pourrez plus facilement accéder à un grand nombre de fournisseurs dont les informations ont déjà été vérifiées ! Cela peut représenter un réel gain de temps. Pensez aussi que si vous avez un site internet et une page dédiée aux fournisseurs, ces derniers peuvent venir s'auto-déclarer et proposer spontanément leurs services. Il faudra tout de même prévoir de vérifier les informations saisies. 

La qualification du fournisseur lors d'un esourcing 

La seconde étape de l'eSourcing, est la qualification du ou des fournisseurs. Mais trouver un fournisseur ne veut pas dire que vous souhaitez travailler avec lui ou encore qu'il soit capable de livrer les produits ou services dont vous avez besoin. Il me semble que l’on peut même séparer ces deux activités.
- La collecte d’informations pour une pré-qualification. Elle permet de savoir si l’entreprise en question représente un fournisseur potentiel. Pour ce faire, votre outil d’eSourcing peut questionner l’entreprise via sa plateforme sur son chiffre d’affaires, sa capacité à livrer dans le monde, sa politique RSE, …
- Ensuite la qualification permet, quant à elle, de valider que ce fournisseur potentiel peut faire le produit ou service en question. Il s’agit là de rentrer dans des critères plus techniques ou de capacité de production, que ce soit en quantité ou en délais.

Peut-on aller plus loin avec un outil d'esourcing ? 

Eh bien oui ! C'est une question de vocabulaire. A vous de voir ce que vous souhaitez inclure dans le périmètre de votre projet d'eSourcing. Vous pouvez tout à fait inclure dans votre projet de transformation et de déploiement d'outil les audits et suivis de plans d'action ou les RFX (demandes d'information de cotation). Je préfère personnellement, sur le plan du vocabulaire, séparer les notions de recherche et qualification de fournisseurs du pilotage de la performance ou la négociation. Mais le débat est ouvert. 

Alors pourquoi mettre en place une solution d'esourcing 

La gestion des risques 

Une des principales raisons de la mise en place de solutions d’esourcing est la gestion des risques. C’est en effet dès la sélection des fournisseurs que l’on peut limiter le risque. Par exemple, en faisant suivre un processus de qualification stricte ou en incluant dans son processus de sélection un certain nombre de critères qualité et / ou d’assurance (document à remplir, respect de norme…).

Booster la collaboration interne

La collaboration entre les services est aussi une des grandes valeurs ajoutées de l’outil d’eSourcing. Le processus de sélection de fournisseur peut, en effet, faire intervenir les fonctions qualité, logistique et autres. Ces dernières peuvent alors se positionner comme consommateur de l’information qui sera capturée mais aussi bien être acteur contributeur à part entière. L’outil devrait venir en support de ce processus et faciliter ces échanges.

L'harmonisation des processus 

Enfin l'harmonisation des processus est de toute évidence l'une des valeurs ajoutées. C'est d'ailleurs le cas de la plupart des outils mis en place dans le cadre d'une digitalisation du processus achat. 

Comment faire pour déployer un outil esourcing dans son entreprise ? 

Les freins au changement 

Tout d’abord, quelques points de vigilance dans votre approche esourcing. En effet, si la coordination outil / processus n’est pas spécifique à l’activité de sourcing, elle prend ici une criticité particulièrement forte du fait que l’eSourcing implique généralement du changement dans les pratiques. Et ce changement intervient plus particulièrement sur les phases de sélection. Avoir le choix de faire comme bon nous semble mais aussi de choisir avec qui l’on souhaite travailler ou pas, est essentiel. Et il est vrai que si l’outil de sourcing garantit la partialité, il n’intégrera pas, de fait, des notions subjectives du relationnel avec le fournisseur, de feeling, de confiance. Alors in fine, c’est un peu de liberté que l’on enlève à l’acheteur en standardisant et en faisant entrer les critères de sélection dans des paramétrage outils.

Le change managment 

Mais cette gestion du changement n’est que l’affaire des acheteurs. En effet, et ils seront certainement les premiers concernés par ces nouvelles pratiques, il faut penser aux fournisseurs. Vous vous dites peut-être que cela n’a pas de gros impacts mais pensez qu’en face de vos fournisseurs, il y a un grand nombre d’acheteurs. Pendant des années, chaque acheteur avait pour habitude de faire remplir des tableaux Excel, chacun dans son format bien spécifique. Aujourd’hui et de plus en plus, c’est la multiplicité des plateformes d’enregistrement, de qualification, de communication, auxquelles vont faire face vos fournisseurs. Et cela risque d’entraîner nombre de problèmes, techniques, de pertes de mot de passe, de variété d’interfaces utilisateurs plus ou moins intuitives… Prenez le temps de réfléchir au support que vous leur apporterez. De même, envisagez que votre fournisseur refuse purement et simplement d’adhérer à votre outil. Pensez « plan B » !

La maîtrise des process de sourcing 

Ensuite, il serait intéressant de vous interroger sur votre maturité en termes de maîtrise de vos processus. Sont-ils formalisés ? Accessibles ? Partagés de tous (acceptés) ? Audités ?

Car comme pour tous les outils que vous mettrez en place, vos process devront être stables, pendant un temps du moins. Ces processus devront alors être appliqués par tous et ce n’est pas une fois l’outil paramétré et déployé qu’il faudra se poser la question de l’ordre ou de la pertinence des choses. Alors n’oubliez pas : 

• On ne peut numériser des process qui ne sont formalisés,
• On ne devrait pas numériser des process existants s’ils ne sont pas maîtrisés / standardisés,
• L’idéal serait d’optimiser vos process maîtrisés avant la mise en place de l’outil.

Il est intéressant de voir que certains vont même jusqu’à parler de « process intelligence » comme d’un « prérequis indispensable dans une démarche de digitalisation des processus achats afin de bénéficier de tout le potentiel d'amélioration et des leviers d'action d'optimisation des processus achats » (PWC dans Comment tirer parti de la digitalisation des achats, janvier 2019 lien).

Quelques bonnes pratiques pour votre esourcing

Pour finir et avancer avec une note plus positive, quelques bonnes pratiques par rapport à la mise en place de votre outil d’eSourcing. Comme mentionné plus haut, une bonne gestion du changement est primordial. Pensez de façon inclusive sur ce sujet. Intégrez dans votre "chantier" de change management les fournisseurs, les acheteurs et leur manager mais aussi les autres parties prenantes et contributrices ou clientes de votre futur outil (la qualité, le légal, …)
La charge de travail est un sujet qu’il faudra aussi aborder et anticiper autant que faire se peut. En effet, si l’outil permet globalement de faire plus (capitalisation des pratiques, stockage, partage d’information), il va demander en contrepartie un certain investissement en temps. En particulier, au début de l’utilisation de l’outil, il faudra s’approprier l’interface : certains paramétrages et réglages de démarrage seront à faire, il faudra mettre en place ses template de qualification, etc. C’est donc un sujet à ne pas négliger afin de ne pas en freiner l’adoption.
Ne pas viser 100 %. Tout ne doit et ne va pas passer dans votre outil. Cela ne fait pas de sens. Priorisez, pensez à des règles et critères simples qui feront que l’on devra ou non s’orienter vers l’utilisation de l’outil.
Enfin, la question du Supplier Relationship Managment (SRM). Il est, en effet, bon de se poser la question car une partie du process couvert par l’eSourcing recouvre ceux du SRM. Mon point de vue dans la relation eSourcing/SRM est que l’eSourcing est en grande partie l’outil de capture, l’interface de communication, alors que le SRM devrait idéalement être le réceptacle, l’outil qui structure le stock et garantit l’unicité de l’information. De fait, une bonne pratique (voire un prérequis !) à un projet d’eSourcing est la mise en place d’un SRM.