TCO - Total Cost of Ownership 

Le TCO, terme Anglophone, Total Cost of Ownership, représente la somme globale dépensée pour le cycle de vie d'un produit. Dans ce calcul, les coûts visibles (dits directs) et les coûts invisibles (dits indirects) sont pris en compte afin d'établir le coût total du produit.

Un exemple concret et rapide avec une voiture pour comprendre l'idée du Total Cost of Ownership. 

Prendre en compte les coûts sur la durée est nécessaire, car des frais importants peuvent intervenir au cours de la vie d'un produit (distribution, embrayage, etc...) Par exemple, si vous gardez un véhicule 6 mois, vous n'aurez pas à vous soucier de la révision et les frais d'entretien seront limités. Tandis que si vous projetez de garder ce véhicule 5-10 alors, alors vous aurez forcément des révisions à faire. Le prix de vente sera également différent. Le TCO a donc pour but de prendre en compte les coûts payés mais aussi les coûts prévisionnels comme l'assurance, la maintenance, la garantie, le recyclage etc..

Prenons l'exemple ci-dessous, où le véhicule B coûte moins cher à l'achat que le véhicule A. 

Coûts la première année 

Coûts la deuxième année  

Dans ce cas, sur 2 ans : 
Coûts sur le véhicule A = 20 000€ (coût d'achat) + 9 000€ de frais soit 29 000€
Coûts sur le véhicule B = 18 000€ (coût d'achat) + 13 000€ de frais soit 31 000€ 

De prime à bord, le véhicule B était le moins cher. Mais sur les 2 ans, on se rend compte que le véhicule B coûte 2 000€ de plus que le véhicule A. 
La valeur résiduelle du véhicule viendra également prendre sa place dans votre calcul (certains véhicules se revendent plus chers que d'autres) ainsi que les options, les rejets de CO2...

C'est là que l'approche TCO, en coût total, à son importance. 

Etape 1 - Faire le mapping du cycle de vie du produit 

Voici un exemple de mapping de cycle de vie : 

Si vous devions faire une approche visuelle du TCO, voici ce que cela pourrait donner : 

Etape 2 - Identifier les coûts du produit pour votre TCO 

Afin de s'assurer de faire le mapping global, il est important de se baser sur une matrice recessant tous les coûts possibles 

Cette étape d'identification des coûts est sans doute la plus difficile. C'est pour cela que vous ne devez pas la réaliser seul. 

Etape 3 - Impliquer les fournisseurs dans l'évaluation du coût du process

Une fois tous ces coûts identifiés n'hésitez pas à impliquer vos interlocuteurs internes de l'entreprise (finance, R&D, production, maintenance, SAV, méthodes...) afin de vous faire accompagner dans la détermination de ces coûts indirects. En effet, une offre de prix d'un fournisseur vous donne une idée claire du prix pour obtenir un produit. En revanche, estimer les coûts de maintenant ou de stockage d'un produit nécessite de faire des hypothèse, que vous devez valider avec vos spécialistes. Pour les entreprises qui en disposent, les contrôleurs de gestion pourront vous aider à faire ce travail. 

Etape 4 - Evaluer et monitorer l'évolution des coûts de votre TCO

Mais ce n'est pas tout. Une fois analysés et estimés, vous devez suivre les coûts réels causés par votre achat. Cela vous permettra de corriger certaines estimations ou des hypothèses, afin que vos prochains calculs TO soit plus justes. Par exemple les coûts de maintenance d'une machine. 

Fournisseur A : coût de la machine = 10 000€, maintenance incluse pendant 3 ans de garantie.

Fournisseur B : coût de la machine = 8 000€, maintenance incluse pendant 1 an de garantie

Le fournisseur A vous "offre" la maintenance pendant 2 ans mais il est plus cher de 2 000€. Il vous faudra ainsi comparer ce qui est comparable et chiffrer le coût de la maintenance chez le second fournisseur et ainsi comparer avec l’écart de coût.

Avec les différents déplacements d'un opérateur et remplacements de composants la maintenance est un poste de coût qui peut très rapidement chiffrer. Reprenez les factures de maintenance reçues sur des machines similaires, les pannes possibles sur les 3 premières années d’exploitation… afin d’estimer, avec votre service maintenance et votre service financier, quelles pourraient être ces « coûts de maintenance » liés à votre TCO​​​​.

A noter que dans le cas dans les marchés captifs, il vous sera peut-être impossible de faire entretenir votre machine par un autre fournisseur. Cela signifie alors que vous serez dépendants des tarifs fixés par votre fournisseur : pensez donc à les intégrer dans votre calcul de coût et à la figer au moment de l’attribution du marché au fournisseur.

Etape 5 - Définir le bon achat/fournisseur pour optimiser votre TCO

Idéalement décomposez les coûts de chaque fournisseur dans un tableau Excel et assurez-vous que vos deux offres sont comparables (prestations similaires, en adéquation avec votre besoin). Vous serez ainsi capable de construire le coût total de chaque solution et de prendre la bonne décision 

Conclusion : 

Le TCO permet ainsi de faire le mapping des coûts visibles ET des coûts invisibles afin de calculer votre coût sur la totalité du cycle de vie de votre produit. 
Le TCO est partout, même dans le recrutement d'un nouvel acheteur (in ne faut pas seulement prendre en compte le niveau de rémunération mais également le temps de formation). 
Pour une analyse Total Cost of Ownership complète, prenez étape par étape les différents coûts afférents à votre achat. Ajoutez à cela les différents imprévus qui pourraient survenir. Si un fournisseur vous propose un service et que l'autre fournisseur ne le propose pas, faite le chiffrer.
Enfin, comparez toujours ce qui est comparable, en mettant en face de chaque poste de coût, le même poste de coût. 

Le TCO, c'est maîtriser 100% de ses coûts