Sourcing achats et sourcing fournisseur

Le sourcing achats est une démarche universelle en entreprise, elle est utilisée par plusieurs fonctions et départements sur des sujets ou des besoins différents, mais se veut répondre communément à 3 principaux points : 

• Amener l'innovation
• Optimiser les coûts 
• Anticiper, maîtriser et réduire les risques 

Vous le comprendrez, cette démarche de sourcing fournisseur est donc une étape primordiale du processus achats, car elle va permettre de répondre aux enjeux et missions de la fonction, apporter un avantage concurrentiel à l'entreprise... 

Pourquoi initier une démarche de sourcing ? Quels sont les enjeux ? 

Nous l'avons vu en introduction, une démarche de sourcing répond à 3 enjeux principaux : Innover, Optimiser les coûts, anticiper les risques. 

Enjeu d'un sourcing : 1) l'innovation 

Les attentes des consommateurs évoluent, la concurrence est de plus en plus rude, l’entreprise se doit donc pour continuer à exister dans cet environnement qui évolue très rapidement, être au fait des nouvelles technologies, développer de nouveaux produits, se créer son ou ses avantages concurrentiels.

Et pour cela, il faut naturellement être au fait de ce qui se passe sur le marché, quels sont les nouveaux métiers, process, technologies, matières qui apparaissent, quels sont les nouveaux entrants et acteurs ? 

Enjeu d'un sourcing : 2) L'optimisation des coûts 

L’optimisation des coûts peut également passer par du sourcing achats, c’est-à-dire contacter une seconde voire troisième source sur un produit existant pour connaître leur positionnement prix. Ce sourcing fournisseur permettra de challenger notre fournisseur actuel par rapport à la concurrence, mais aussi le fait d’échanger avec de nouveaux fournisseurs, peut nous permettre d’identifier de nouvelles technologies, de nouveaux process de fabrication, des équivalences…

Enjeu d'un sourcing : 3) Anticiper les risques 

Mener une démarche de sourcing achats peut permettre d’anticiper et de lever de nombreux risques. Ces risques peuvent être liés à un fournisseur (instabilité financière, sur capacité de production, situation de monopsone…) ou liés à un segment/famille d’achats (difficulté d’approvisionnement, forte technicité…)

La méthodologie de F.C.A

Nous allons maintenant ensemble lister les étapes de la réalisation d'un sourcing achats, méthodologie que vous pourrez utiliser dans votre entreprise. 

1ère étape d'un sourcing achats 

Le but de cette étape est de cadrer et d’optimiser au mieux votre démarche de sourcing fournisseur, ce que vous cherchez en terme de produits, de technologies ou de fournisseurs, vos exigences et autres contraintes,…
Vous ne savez pas quelles questions vous poser ? comment commencer ?
Imaginez que vous souhaitiez déménager, quelles sont les questions, les points que vous devez valider ?

• Achat ou location 
• Appartement ou maison ? 
• En direct ou via une agence ? 
• Quel est votre budget ? 
• Quelle est la localité du bien ? 
• Quelle superficie ? 
• Neuf ou ancien ? 

Il suffit de rapport ces exigences à un cadre professionnel 

• Fabricant ou distributeur ? 
• Quelle est la capacité de production ? 
• Le budget cible ? 
• La zone de recherche ? 
• Quelles normes, labelles, certifications ? 
• Achat ou location ? 
• Produits services ou technologies recherchés 

Vous aurez ainsi votre check list de questions vous permettant de clarifier au mieux votre besoin. 

2éme étape d'un sourcing achats 

Pour réaliser un sourcing pertinent vous devez analyser votre marché fournisseurs, les technologies engagées, les moyens de production nécessaires... C'est ce que l'on appelle le marketing achats 

3éme étape d'un sourcing achats

Bien que la recherche internet soit la plus courante pour réaliser votre sourcing achats, il existe de nombreux canaux listés ci-après qui peuvent permettre de trouver de nouvelles sources :

• Les annuaires d’entreprises comme Kompass ou Europages. Il y a aussi les annuaire spécialisés, en fonction du type d’achat concerné. L’utilisation d’annuaires est pertinente car elle vous permet de filtrer sur de nombreux critères (zone, cœur de métier, parfois effectifs, chiffre d’affaires…)
• Internet, avec une recherche sur Google. Mais attention, les 3 premiers fournisseurs à sortir sur Google ne sont pas forcément les 3 meilleurs fournisseurs … mais ceux qui ont les moyens marketing d’être bien positionné.
• Le réseau professionnel : faites le tour des salons ou des expositions en lien avec vos segments d’achats, demandez à vos clients, à vos collègues ou à d’anciens collègues. S’ils connaissent un bon fournisseur pour votre famille d’achats ils n’hésiteront pas à vous le recommander.
• Le réseau de fournisseurs : appelez les fabricants, s’ils ne peuvent pas vous renseigner demandez des références de confrères. Lorsque vous êtes démarché par de nouveaux fournisseurs demandez aussi si ils savent faire ce type de pièce ou s’ils pourraient vous recommander auprès d’un fabricant / distributeur ?

Il ne faut pas hésiter à mixer les approches et les canaux pour plus d’efficacité. SURTOUT ne pas simplement se contenter de balayer toutes les pages d’une recherche internet en essayant tous types de mots clés. En effet, certaines entreprises fournisseurs peuvent être très bonnes dans leur domaine mais simplement très mal référencées.

Ainsi, pour que votre sourcing achats soit efficace nous vous conseillons : 

• De bien définir votre besoin
• D’optimiser votre temps  
• De travailler la qualité des sources

Dans ce cadre là qui de mieux placé qu’un membre de votre réseau pour vous aider ?
Sinon en complément, en fonction des informations recherchées, quelques pistes d’organismes vers lesquels vous tourner : 

4éme étape d'un sourcing achats : Collecter l'information 

La collecte d’informations est une étape clé dans une démarche optimale de sourcing achats afin de pré-qualifier au mieux les fournisseurs a qui vous adresserez ensuite un appel d’offres.

Il faut noter que jusqu’à cette étape aucun contact n’a été établi avec les fournisseurs.

Pour cette collecte d’informations, nous utilisons un outil nommé RFI acronyme de Request For Information.

Cette RFI qui intervient donc en amont du processus de sélection des fournisseurs va notamment valider et permettre d’évaluer 3 aspects clés chez nos fournisseurs potentiels :

• Sa solidité financière
• Sa capacité à répondre au projet
• Ses normes / certifications

Elle va également permettre de mesurer l’intérêt du fournisseur, de faciliter le choix des fournisseurs que vous consulterez par la suite, mais aussi d’anticiper les négociations à venir.

Il n’existe pas de formalisme particulier pour construire une RFI, néanmoins vous trouverez ci-après une liste (non exhaustive) de questions à poser aux fournisseurs :

Informations entreprise :

• Raison sociale
• Localité
• Forme Juridique
• Appartenance à un groupe ?
• Nombre d’unités de production + lieux
• Code NAF
• Effectifs
• Principaux contacts + coordonnées (commerce, direction, comptabilité,…)

Informations commerciales et financières:

• Chiffre d’affaires (des 3 dernières années)
• Principaux secteurs d’activité (avec ventilation du CA)
• Principaux clients
• Résultat net (des 3 dernières années)

Informations production :

• Derniers investissements réalisés
• Parc machines
• Capacité de production (heure, jour, ou mois)
• Matériaux travaillés ?
• Disposez-vous d’un bureau d’études ?

Informations qualité :

• Référentiel qualité ?
• Certifications et normes?
• Labels ?
• Politique RSE ?

5éme étape d'un sourcing achats : Auditer

Les retours de vos fournisseurs sur cette RFI vous auront permis de pré-selectionner et pré-qualifier vos futurs partenaires. Pour aller plus loin, valider les informations remontées, afin de les qualifier, il sera nécessaire d’aller les rencontrer et mener un pré-audit.
Pour mener à bien cet audit, munissez-vous des données de votre RFI, balayez avec le fournisseur les différents éléments de celle-ci et n’hésitez pas à creuser un peu plus d’autres aspects. Par exemple : 

• Comment seront traités vos dossiers de consultation ?
• Est-ce que le fournisseur travaille avec un ERP ?
• Quel est leur process de traitement de ma commande jusqu’à sa livraison ?
• Quelle est leur capacité de stockage ? comment gèrent-ils leurs stocks ?
• Peuvent ils vous fournir certains documents (fiche de données sécurité, certificats matières,…)
• Quels sont les indicateurs qu’ils suivent ? (Non-conformité, taux de service,…)
• Schéma logistique, transport… ?