Rationalisation et standardisation des achats

Définissons ce qu'est la rationalisation des achats 

Dans l'industrie, on entend par rationalisation l'action de consolider plusieurs produits présentant des caractéristiques similaires en un seul type de produit. Par exemple, rationaliser la famille des câbles signifie simplifier la diversité des câbles utilisés. 

La rationalisation d’une famille achats présente de nombreux avantages. Côté achats, elle permet de consolider les volumes vers une seule référence, donc l’opportunité de renégocier les coûts directs. Mais moins de commandes, moins d’emplacements de stock, … cela permet aussi de réduire vos coûts indirects. Enfin la standardisation simplifie aussi grandement le processus achats global en diminuant la diversité des pièces achetées. Rationaliser une famille achats, facile à dire, mais dans la pratique, comment peut-on s’y prendre et par où commencer ?!

L'importance de définir son besoin/cahier des charges 

Avant toute action, il est crucial de bien définir les besoins de chacun. Une rationalisation peut prendre du temps ; c’est pourquoi une équipe projets et un temps dédié à ce projet pourront être définis. Au sein de l’équipe, définissez ensemble le cahier des charges, et notamment :

• L’origine du projet et son historique
• L’équipe projet
• Le périmètre ainsi que ses objectifs
• Les besoins et la stratégie de la rationalisation

Ce dernier point est extrêmement important. C’est la base de la rationalisation. Les différents services n’ont pas les mêmes besoins, il est donc important de bien synthétiser l’ensemble de ces besoins en groupe projet. La stratégie sera également définie, doit-on faire un redesign du produit ? Peut-on utiliser une autre technologie pour couvrir ces besoins ? Existe-t-il un composant qui couvre l’ensemble du périmètre ? A ce stade, une première discussion avec le panel fournisseurs peut être utile pour vous éclairer sur la stratégie à adopter. En effet, les fournisseurs ont souvent une très bonne idée de la question et ont peut-être même déjà travaillé sur un sujet similaire avec un autre client.

Pour reprendre l’exemple des câbles, la solution pourrait être de sélectionner un câble légèrement sur-qualifié. En effet, ce type de câble couvre les mêmes besoins que pratiquement l’ensemble des autres câbles utilisés, mais coûte plus cher. En augmentant significativement les quantités consommées de cette référence vous pourrez renégocier son prix et gagner en coût direct mais aussi en coût indirect et en qualité ! Il y a donc des chances qu’au final vous fassiez une économie significative.

Lorsque vous aurez défini ces points, vous pourrez alors prévoir l’ensemble des étapes sous la forme d’un plan d’action afin de mettre en place votre rationalisation des achats. 

L’appel d’offre

Une fois le besoin clairement identifié, l’appel d’offre peut alors commencer. Vous pourrez envoyer le cahier des charges directement au panel fournisseur et à quelques outsiders. Il sera demandé au fournisseur le prix des pièces proposées ainsi que les data sheet/plans.

À la vue des offres proposées ainsi que spécifications techniques, une première liste peut ainsi être identifiée.

Qualification

Etape clé dans le plan d’action, la qualification permet de valider le nouveau produit en collaboration avec votre département qualité. Côté achats, on se chargera de commander les échantillons nécessaires afin de réaliser les tests de validation et de suivre la réalisation des essais.

Une fois passée cette étape, certains fournisseurs ne seront pas retenus et vous pourrez établie une 2^e liste, plus courte. Cette « short list » contiendra donc des fournisseurs qui proposent des pièces qui répondent au cahier des charges et qui sont validés par la qualité. A ce stade, l’étape de négociation peut alors commencer.

Implémentation

Chaque entreprise a sa petite spécificité quant à l’implémentation de ce type de projet. Une idée pourrait être de codifier des nouvelles références dans votre système informatique (pour garder une trace de la bascule), changer le statut des anciennes références en phase-out et changer également leurs désignations (le fameux « remplacé par... »). Une mise à jour des nomenclatures devra également être faite.

Et voilà ! Une rationalisation peut prendre un certain temps mais une fois mise en place, c’est un vrai plaisir de voir tout une famille achats considérablement diminué en complexité avec une économie directe ou indirecte à la clé !

Si vous souhaitez réaliser une stratégie achats complète en plus de votre rationalisation, nous vous invitons à vous rendre sur notre hub stratégie achats ou vous trouverez l'ensemble des ressources nécessaires afin de réaliser une stratégie complète.