Les achats en mode projet 

Pour fonctionner efficacement une organisation achats doit travailler en mode projet, mais cela est à différencier de l’acheteur projet.

En effet, un acheteur projet est en charge du développement d’un projet spécifique (ce qui peut l’amener à négocier des offres spéciales par exemple), quand en parallèle un acheteur commodités est responsable d’une famille de produits. Or tous les acheteurs de l’entreprise, quels que soient leurs rôles, peuvent fonctionner en mode projet.

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Qu'est ce que le fonctionnement en mode projet ? 

Les achats en mode projets est une manière de travailler, quand l’acheteur pilote un projet, et c’est bien de cela que nous allons discuter dans cet article. L’acheteur peut en effet être amené à proposer et piloter des projets par lui-même : il se positionnera alors comme le chef de projet interne et fera collaborer d’autres fonctions de l’entreprise. Cela peut être le cas par exemple pour résoudre un problème qualité, mener un projet de rationalisation ou démarrer une nouvelle source d’approvisionnement.

Pour mener à bien son projet l’acheteur doit faire de la gestion de projet et travailler en transverse avec d’autres services comme la R&D, la qualité ou encore les méthodes. Il va rédiger un cahier des charges et définir un groupe projet. Ensemble, ils vont définir un plan d’actions qui peut impacter chaque service de l’entreprise.

Un rôle de chef de projet achats 

L’acheteur en mode projet va prendre la casquette d’un chef de projet et piloter le projet jusqu’à implémentation totale du plan d’action.

Générer de la valeur ajoutée pour son entreprise 

La fonction achats est le lien entre le monde interne de l’entreprise (et ses différents services) et le monde externe des fournisseurs. L’acheteur en veille est sans cesse aux contacts des différentes innovations du marché. Son rôle est de communiquer ces innovations en interne et pourquoi pas les implémenter si elles présentent une réelle avancé pour son entreprise (économies, amélioration qualité, …).

Il y a quelques années, lorsque je travaillais pour une entreprise de matériel agricole en tant qu’acheteur, j’entendais régulièrement des bruits de couloir concernant la non qualité des adhésifs qu’on utilisait. En fait, des bulles apparaissaient sous les adhésifs qui étaient posés sur des cuves après moulage (en plein dégazage). J’ai donc décidé de monter un groupe projet (méthode, BE, qualité et achats) afin d’améliorer l’adhérence des adhésifs et supprimer ces bulles. Nous avons définis le besoin puis décidé d’un plan d’action. Après une étape de sourcing, de nouvelles solutions s’offraient à nous. Nous avons testé ces solutions et nous avons implémenté la solution finale qui n’avait en fait rien à voir avec la qualité de l’adhésif. La solution consistait à appliquer une flamme bleue sur la cuve après moulage puis de stocker ces cuves une semaine afin de les laisser dégazer. L’adhésif tenait alors parfaitement et aucune bulle n’apparaissait. Voilà un bel exemple de ce que peut apporter la fonction achats au service de la qualité des produits de son entreprise.

Adapter sa posture à son environnement 

Avant de démarrer un projet dans votre entreprise, posez-vous ces questions :

• où en est mon entreprise concernant la gestion de projet? 
• les différents services ont-ils l'habitude de travailler en transverse ou au contraire fonctionnent-ils en silo ? 

Il est important de jauger la maturité de votre entreprise face au mode projet. J’ai connu des entreprises où le mode projet était complètement évident et d’autres où cela n’existait même pas. Il est donc important d’aborder votre projet en étant conscient de votre environnement. Je vous conseille de toujours tenter de fédérer le groupe en expliquant les tenant et aboutissants de votre projet. N’hésitez pas à faire un tour de table de chaque participant. Comprendre la problématique propre à chaque service est primordial pour aborder un projet dans de bonnes conditions. Si je reviens sur l’exemple des adhésifs,

• mon soucis était la qualité des adhésifs que j'achetais 
• celui des méthodes était d'enlever l'adhésif en fin de ligne pour en remettre un nouveau 
• celui de logistique était d'avoir un stock produit fini qui soit fiable 
• alors que le marketing se souciait plutôt de l'image de marque au travers de l'adhésif 

Quand on comprend les problématiques de chaque service, il est plus simple de fédérer un groupe à travailler sur un projet. En tant que chef de projet, c’est aussi votre rôle de rappeler en quoi ce projet est pertinent pour chaque service.

Quelles sont les compétences attendues en gestion de projet 

Les achats en mode projet requièrent de réelle compétences de gestion de projet : 

Compétences managériales 

Vous vous positionnez en tant que chef de projet. Vous devez donc avoir des compétences en terme de management d’équipe avec le groupe projet. Vous devez être capable de fédérer votre équipe, de la cadrer, ou encore la motiver à travailler sur un sujet. Ces projets viennent souvent en complément de leur charge de travail actuelle. Vous devez alors leur faire prendre conscience que ce projet va aussi les aider dans leur quotidien. Chaque membre de l’équipe doit y voir son intérêt. Cela nécessite un sens développé de l’écoute et plus généralement de la communication. Rappelez-vous notre article sur la négociation : un argument doit exprimer l’intérêt de votre interlocuteur… c’est la même chose ici.

Compétences de communication 

Un chef de projet écoute avant tout les membres de son équipe. Il est attentif à leur besoins et à leurs disponibilités. Ce n’est pas quelqu’un qui va taper sur la table pour montrer « qui est le patron », c’est en fait tout le contraire. Il doit installer un climat de confiance au sein de l’équipe, féliciter ce qui a été fait et identifier ce qui reste à faire. Il fait émerger des idées parfois très créative pour arriver à la solution finale. Un bon chef de projet fédère les membre du groupe mais aussi les membres extérieurs au projet. Il doit communiquer fréquemment l’avancée du projet aux personnes qui vont être impactées. Un chef de projet est à la fois le médiateur et le négociateur au sein de son équipe.

Compétences en terme d'organisation 

Un projet se planifie au moyen d’un plan d’action. Vous devez être structuré dans le planning des différentes phases et être toujours au fait de qui fait quoi, et à quel moment. Gérer les priorités, définir des objectifs SMART, hiérarchiser les différentes tâches à réaliser, voilà le quotidien d’une gestion de projet.

Le mot de la fin sur la gestion de projet achats

Les achats en mode projet nécessitent d’avoir la double compétence Acheteur/ Chef de projet mais c’est une manière essentielle de travailler. Elle permet notamment de replacer les achats comme source de valeur ajoutée pour l’entreprise et de faire émerger des solutions pertinentes pour les problèmes rencontrés. Il est donc essentiel que chaque acheteur soit formé à cette gestion de projets.