La réunion m'a tué 

Nombreuses sont les entreprises de nos jours qui souffrent de "réunionite aiguë". La plupart des acheteurs sont confrontés  cette problématique, et plus généralement, la plupart des cadres. N'avez-vous pas l'impression de passer votre vie en réunion ? Que la plupart sont longues et ne permettent pas forcément de faire avancer le projet ?

Alors que faire ? Comment mettre en place un système de réunions vertueux ?
Voici nos 3 conseils pour gagner en efficacité dans la gestion des réunions, applicables dans un service achats ou Supply chain.

Règle 0 : le secret des réunions efficaces

Pourquoi réussissez-vous à être passionné par un film mais pas d'une réunion ? C’est Patrick Lencioni qui utilise cette comparaison dans son livre "Death by meeting". L’une de ces activités a pour vocation d’être passive, de nous vider la tête, mais l’autre est sensé être stratégique puisque s'y joue l'avenir de mon entreprise donc de mon emploi. Malheureusement pour une durée similaire, nous préférerions passer ces deux heures devant un écran plutôt qu’en salle de réunion…

Souvent un film va nous intéresser car il est capable de créer de la tension entre deux personnages, entre deux cas de figure ou dans les sentiments opposés d'un même personnage. Pour susciter l'intérêt et l'engagement des participants, une réunion doit donc être l'occasion de confronter des points de vue.

Règle 1 : une réunion uniquement lorsque c'est nécessaire 

Évitez les réunions descendantes, celles qui ont pour but uniquement de partager de l'information : elles peuvent être remplacées par d’autres supports. Utilisez vos réunions pour récolter l'avis des participants ou prendre des décisions collectives.

Pour partager une information un email peut suffire. Pour l'expliquer préférez une conférence téléphonique (pensez par exemple au temps économisé pour chaque participant qui n'aurait pas à se déplacer). Des points physiques réguliers restent cependant indispensables, ne serait-ce que pour créer du lien avec/entre les équipes.

Règle 2 : une réunion = un objectif 

Souvent les réunions ne sont pas constructives car elles mélanges les sujets. Préférez 3 réunion de 30 minutes à une seule de 2 heures ou seront traités plusieurs sujets. En effet, dans ce genre de cas : 

• les premiers sujets sont traités en longueur 
• les derniers sujet sont oubliés ou bâclés
• les réunions traînent en longueur et finissent en retard 

A chaque réunion un objectif défini. Après un premier tour de table, cet objectif doit être partagé et discuté. Assurez-vous de poser une question au début de la réunion et d'en obtenir une réponse consensuelle à la fin. Cela vous aidera à créer la fameuse tension, nécessaire pour rendre les formations intéressantes.

Vous pouvez ainsi décider d'organiser des réunions à géométrie variable en fonction des enjeux. Pour faciliter l'organisation de tous,

• apportez de la régularité, la réunion doit avoir  lieu le même jour, à la même heure et au même endroit, à une fréquence fixée à l'avance
• différenciez chaque type de réunion en fonction de l'objectif à atteindre.

Une réunion de 5 à 10 minutes chaque matin 

Ce genre de réunion permet à chacun de partager les objectifs de la journée et les difficultés éventuelles. Comme vous pourriez le faire le matin pour balayer les titres de l'actualité, et si un ou deux sujets méritent d'être approfondis, programmez un point spécifique. Ces points hebdomadaires doivent se faire debout pour rester efficaces (il est prouvé que les réunions assises durent plus longtemps que celles debout :). Et surtout respectez cette règle : pas plus d'une minute par personne (utilisez un sablier ou un minuteur pour vous aider si besoin).

Une réunion d'une heure chaque semaine sur les sujets opérationnels 

Ces réunions vont concernés des problèmes immédiats ou des enjeux à court terme. Chacun peut partager sur ses objectifs de la semaine à venir afin de s'assurer qu'ils sont alignés avec la stratégie du département achats ou supply chain. Taux de charge, déplacement, visites fournisseurs, résultats ... vous pouvez aussi commencer la réunion par un tour de table où chacun présente les résultats obtenus la semaine passée (réduction d'un délai de livraison, jalon projet, aboutissement d'une négociation, etc)

Une réunion chaque mois ou chaque trimestre pour les aspects stratégiques 

Revue des indicateurs et plan d'action, résultats globaux des actions engagées (par exemple contribution du service aux résultats, recovery plan, ...). Traités en réunion hebdomadaire ces sujets seraient bâclés ou monopoliseraient trop de temps, empêchant ainsi de traiter d'autres sujets plus immédiats.

Une fois par an si possible, organisez une réunion hors murs ​

Allez réfléchir "au vert" avec vos équipes, discutez des enjeux de votre fonction dans l'entreprise, de votre contribution aux résultats ...Profitez-en pour aborder la stratégie globale de l'entreprise, les méthodes de management, l'état  du marché et de la concurrence. Ce genre d’événement à tendance à décupler le niveau d'engagement de l’équipe !

Ces séminaires sont aussi l'occasion de souder les équipes : pratiquez le feedback positif (chacun peut remercier un de ses collègues pour un fait marquant dans l'année) et les remarques constructive (elles commencent par "je te propose de ..."). Restez concentrés sur la stratégie long terme et réservez les distractions pour la soirée. Faites-vous accompagner d'un consultant en intelligence collective pour animer les débats, permettant au chef d'équipe d'y prendre part personnellement.

Règle 3 : organisez vos réunions 

• Envoyez un ordre du jour préalable. Cela vous permet de tirer en amont les sujets abordés et aide les participants à se préparer. Tout comme votre film propose un teaser, votre réunion doit comporter une accroche, pour donner envie aux participants d'y assister. A nouveau, mettez en avant la difficulté : "Je sais que notre budget achats est ambitieux, mais notre contribution au P&L est considérable. Si nous ne tenons pas nos engagements nous pourrions mettre l'entreprise en difficulté". 
• Au début de la réunion nommez un animateur (qui s'assure de la répartition de la parole) et un scribe (lorsqu'une seule personne est en charge de la prise de note, c'est la seule autorisée à utiliser son pc !). Il est important de rédiger un compte rendu ( "les paroles s’envolent mais les écrits restent" ), afin de rappeler en fin de réunion les engagements pris par chacun ! 
• Invitez chaque participant à s'exprimer sur son ressenti face  au thème abordé. Permettez à chacun de s'exprimer, cela évitera de créer de la frustration et permettra au débat d'être constructif. Ne fuyez pas la difficulté, au contraire elle crée les conditions de la créativité !

Résumons le déroulé d'une réunion 

Pour gagner en efficacité et en productivité dans votre service, structurez l'organisation de vos réunions. Ne succombez pas à la réunionite aiguë, le temps de vos collaborateurs est bien trop précieux. En revanche vous pouvez utiliser la méthode TOP pour structurer vos réunions :

- Thème : 1 réunion = 1 seul sujet traité, clairement affiché ;

- Objectif : quelle est la réponse que nous devons apporter en fin de réunion ;

- Plan : quelles sont les étapes de la réunion qui nous permettront de répondre à cet objectif.

Et pour gagner du temps dans la mise en place de ces bonnes résolutions ... Faites former vos équipes ;-).