La Qualité fournisseurs et la qualité achats

Qu’est-ce que c’est que la qualité achats ?

La qualité fournisseurs correspond au processus qualité, normalisé grâce à l’ISO9001, orienté vers les fournisseurs plutôt qu’orienté en interne. La qualité fournisseur permet donc de garantir la réponse aux exigences clients auprès de ses fournisseurs et donc une maîtrise de toute la Supply Chain.  
Cette fonction permet de suivre et d’analyser les performances fournisseurs, de gérer les non-conformités générées sur les produits achetés et de mettre en place des analyses de causes et plans d’actions pour aider les fournisseurs à évoluer et se développer.
Elle permet de trouver la « meilleure façon de produire », c’est à dire produire à une juste qualité avec un process optimisé.​

Pourquoi faire de la qualité fournisseurs ?

Pour garantir la conformité des produits, une entreprise doit être capable de maîtriser ses process et contrôler ses produits autant en interne, qu’auprès de ses fournisseurs. Ainsi, la qualité fournisseurs va permettre de casc​​​​ader les exigences clients auprès des fournisseurs et sous-traitants, pour avoir des produits conformes aux attentes clients.

De plus, la qualité fournisseurs va permettre d’améliorer les performances globales des fournisseurs de l’entreprise grâce à une analyse et un suivi de leurs indicateurs, et ainsi garantir une activité pérenne auprès de leurs clients. Cela permettra par exemple, de diminuer les taux de rebuts sur les produits achetés, grâce à un travail en partenariat avec les fournisseurs.  Cela peut également réduire les coûts de production chez les fournisseurs, grâce à une amélioration de leurs process.

Le suivi et le management de la qualité auprès des fournisseurs va être plus robuste, les exigences clients en termes de qualité vont être développées et étudiées avec les fournisseurs.

Même si les gains réalisés grâce à la qualité fournisseurs restent très difficile à monitorer, il est important de noter que cela va permettre de réduire les coûts des produits achetés grâce à l’amélioration de la relation client-fournisseur, à l’évolution des performances et à la réduction de coûts cachés (comme les coûts de non-qualité, la marchandise abimée, …).

Finalement, la qualité fournisseurs permet une maîtrise en amont des non-conformités pouvant être générées par les fournisseurs, grâce à une gestion des risques avant que les produits soient livrés. Ainsi, un pôle qualité fournisseurs mature permettra le contrôle et la gestion du process chez les fournisseurs, plutôt qu’un contrôle des produits à la réception au sein de l’entreprise.

Enfin la qualité achats permet d’améliorer la relation avec les fournisseurs et ainsi de pérenniser la relation.

Quelles entreprises doivent pratiquer la qualité achats ?

La fonction qualité fournisseurs est un support au service achats. Il est donc préférable d’avoir un service achats, à minima existant, et sinon mature avant de créer le pôle qualité fournisseurs. De plus, il est important que les fournisseurs soient suffisamment matures en termes de qualité pour répondre aux différentes demandes requises par la qualité fournisseurs : recherche de causes racines, mise en place de plan d’actions, …
Cette fonction permet un travail en partenariat avec les fournisseurs, il est donc important que ceux-ci aient la volonté de travailler et de collaborer avec l’entreprise pour permettre un travail efficient.
La stratégie de l’entreprise doit également être tournée vers le service achats et la qualité pour ainsi mettre à disposition les moyens humains et matériels pour cette fonction.

Mettre en place la qualité fournisseur étape par étape

Pour aider et orienter les personnes désireuses de faire évoluer la qualité fournisseurs j’ai créé une matrice de maturité de la qualité fournisseurs. Cela peut donc aller d’une création de poste à un désir de monté en maturité et de développer un poste existant. Inspirée de la matrice « Bruel et Petit », cet outil va permettre de détailler différentes étapes et process pour monter en maturité sur la qualité fournisseurs, réparties sur 6 axes :

• Organisation de la fonction qualité fournisseur
• Gestion des non-conformités
• Suivi des indicateurs
• Organisation des audits fournisseurs
• Processus / procédures & communication
• Outils & informatiques

Cette matrice se veut être un outil d’audit, permettant de situer et de visionner le niveau de maturité de la qualité fournisseurs, mais également un outil pratique permettant de donner des pistes d’actions à mettre en place pour se développer. 

1/Effectuer un état des lieux

Effectuer un audit interne, grâce à la matrice de maturité de la qualité fournisseurs à télécharger ici. Celle-ci vous permettra de poser les bonnes questions, et d’avoir un état des lieux très précis de ce qui est fait ou à faire. Si cette fonction n’existe pas, peut être que certaines tâches sont effectuées par les acheteurs ? Par le service qualité interne ? D’autres services ? Cela va également mettre en lumière les différents moyens et/ou outils déjà existants et à dispositions (utilisés ou non). Ainsi, à la suite de l’audit interne, il sera possible de déterminer le niveau de maturité pour chacune des cinq thématiques. Cela permet de mettre en lumière les actions déjà effectuées en interne, ou à contrario les actions réellement manquantes et donc les actions à mettre en place le plus rapidement possible. 

2/Etablir un plan d’action

Pour la mise en place d’un nouveau projet, il est essentiel de mettre en place un plan d’actions détaillé avec les différentes deadlines pour chacune des tâches établies. La matrice de maturité de la qualité fournisseur va permettre de donner des pistes des actions pouvant être mises en place, en fonction des différents thèmes souhaitant être développés : la gestion des non-conformités, le suivi des indicateurs, l’organisation des audits fournisseurs, les process et procédures mis en place ou les outils à disposition. La matrice vous aidera à visualiser les différentes actions à mettre en place.

Il faudra également présenter, informer et former les différents acteurs internes et externes (fournisseurs, clients internes, acheteurs, …) pour obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes au projet. En parallèle de la mise en place des actions, la conduite du changement au sein de l’entreprise devra êtreintégrée.

3/Bilan d’avancement et nouveaux objectifs

Une fois les différentes actions mises en place, vous pourrez effectuer un second audit, un an plus tard par exemple. Celui-ci devra être réalisé avec la même matrice, pour mettre en lumières les différentes évolutions et les points bloquant du projet. Vous pourrez ainsi mettre à jour votre plan d’action et ainsi entrer dans un processus d’amélioration continue de la fonction.

Exemple d’application de la matrice de maturité fournisseur

Une entreprise dispose d’un service achats assez mature, mais ne possède pas de pilote qualité fournisseurs. En cas de non-conformité produit, une demande de remplacement est demandée par les acheteurs. Les performances ne sont pas suivies. Les audits fournisseurs, si nécessaires, sont réalisés par la qualité interne.

Etat des lieux

Suite à l’audit interne réalisé grâce à la matrice de maturité les niveaux de maturité sont les suivants :

• Organisation de la fonction : niveau 1
• Gestion des non-conformités : niveau 1
• Suivi des indicateurs : niveau 1
• Organisation des audits fournisseurs : niveau 3, réalisé par le service qualité interne
• Processus / procédures & communication : niveau 2
• Outils & informatiques : niveau 1
• Le plan d’action
• Gestion des non-conformités : suivi des non-conformités générées par les fournisseurs, par exemple dans un fichier Excel, recensant le nombre de pièces par rapport aux nombres de pièces commandées, la date, l’explication de la non-conformité, … Cela va permettre d’impacter la performance OQD en pourcentage des fournisseurs.
• Suivi des indicateurs : mise en place de l’indicateurs OQD avec le suivi des NC, mais également suivi de l’OTD pour recenser les différents retards fournisseurs. Le suivi de ces deux indicateurs va pousser les fournisseurs à donner des délais de livraison réalistes ; ainsi que de contrôler plus attentivement les pièces envoyées.
• Organisation des audits fournisseurs : ici il va s’agir de reprendre le sujet des audits fournisseurs auprès de la qualité interne, en utilisant leurs outils et leurs méthodes.
• Processus / procédures & communication : ici encore il va s’agir de s’approprier les procédures relatives à la QF, pour avoir des procédures séparées entre la qualité interne et fournisseurs.
• Outils & informatiques : mise en place des différents outils énoncés dans le niveau 2 pour simplifier le suivi
• Organisation de la fonction : la mise en place des différentes actions va permettre d’augmenter le niveau de l’organisation de la fonction.

Conclusion sur la qualité fournisseur

Dans un environnement toujours plus compétitif, la satisfaction clients est au cœur des attentes de l’entreprise. Un problème au niveau de la qualité des produits livrés va, dans un premier temps être couteux pour l’entreprise (coûts liés à la non-conformité des pièces, à la génération de retard ou de retour clients…) mais va également impacter directement l’image de marque de l’entreprise.  Le pilote qualité fournisseurs va donc permettre de garantir le respect des exigences clients dans les premières étapes de la Supply Chain : auprès des collaborateurs externes, les fournisseurs.